Como aplicar a gestão de tarefas dentro da sua empresa?

No post de hoje, irei falar sobre o que é a gestão de tarefas, os benefícios que ela traz e como aplicar dentro da sua empresa.

A gestão de tarefas nada mais é do que o conjunto de ações e práticas que através do planejamento, visam organizar, gerenciar e controlar as tarefas, com o objetivo de melhorar o desempenho da realização das atividades.

Além disso, é uma ótima estratégia para gestores fazerem o monitoramento de suas equipes, e acompanhar o desempenho de cada um.

Ela possui alguns benefícios, tais como:

• Melhora na produtividade do desempenho do seu trabalho;
• Melhor organização das tarefas;
• Priorização das atividades a serem feitas;
• Estabelecimento de prazos e responsáveis;
• Controle de todas as tarefas;
• Redução de riscos;
• Otimização do tempo.

A falta de uma gestão de tarefas pode ocasionar em perda de prazos, projetos e atividades inacabadas, perda de produtividade, desorganização, falta de foco entre outros.

Mas afinal, como colocar em prática? Como começar a aplicar a gestão de tarefas de forma eficiente?

Existe um método simples, que te ajuda a organizar as suas tarefas e acompanhar o andamento deles, focando no que é preciso ser feito. Esse método é chamado de Kanban. Ele nasceu no Japão na década de 40, e foi desenvolvido pela Toyota. Clique aqui e saiba mais sobre a ferramenta.

Como dito anteriormente, o método tem como objetivo gerenciar e acompanhar o andamento das tarefas e projetos, e é organizada através de colunas e cartões coloridos que facilitam a visualização como um todo.

As colunas a serem criadas a partir do método Kanban podem variar de acordo com o propósito do que você quer gerenciar. Mas, para exemplificar, separei um dos modelos mais utilizados. Ele se divide em três colunas, sendo:

• A fazer: esta coluna, como o nome já diz, é onde irá concentrar-se todas as atividades que devem ser feitas;
• Fazendo: já esta coluna, é onde as tarefas que estão em execução devem estar alocadas;
• Feito: por último, esta coluna é destinada as tarefas concluídas.

Agora que você já sabe o que é a gestão de tarefas, os seus benefícios e um método para aplicar, só falta encontrar a ferramenta correta.

Existem inúmeros softwares, aplicativos e ferramentas de gestão de tarefas disponíveis no mercado. Para aplicar na sua empresa, é necessário encontrar a ferramenta que atende melhor suas necessidades. Por isso, pesquise as ferramentas disponíveis, teste e experimente para ver se de fato ela atende as demandas da sua organização, e escolha aquela que se adequa e adapta melhor dentro da sua empresa.

O ideal é concentrar todas as tarefas em apenas uma ferramenta ou software, pois quanto mais lugares elas estiverem espalhadas, mais difícil será de controlar, e isso só irá causar confusão, resultando em uma gestão ineficiente.

O Trello é uma ferramenta desenvolvida especificadamente com o intuito de gerenciamento de tarefas, e está disponível na versão para a web e aplicativo. Ele é basicamente formado por quadros, onde em cada quadro você monta colunas e insere cartões.

Em cada cartão, você pode personalizar, anexando arquivos, criando checklists, adicionando prazo de entrega e membros responsáveis, entre muitas outras funcionalidades. Também é possível convidar membros para fazerem parte do seu quadro. Essa é uma ótima dica para os gestores controlarem os seus departamentos.

Mas lembre-se, para alcançar bons resultados e melhorias com a gestão de tarefas, é necessário ter mais do que apenas a ferramenta ou software que atende as suas necessidades. É preciso ter mudança de mentalidade e atitude, para que você consiga de fato aplicar a gestão na sua empresa, e transformar isso em um hábito.

Até a próxima! 😉