5 Dicas de como melhorar o atendimento da sua empresa pelo WhatsApp

Que o WhatsApp é uma excelente ferramenta de comunicação e está presente na vida da maioria das pessoas, isso você já deve saber!

No âmbito empresarial, ele pode ser utilizado tanto para atendimento ao cliente, quanto como canal de vendas. Isso é ótimo, não é mesmo?

Se a sua empresa utiliza WhatsApp como ferramenta de comunicação ou você quer introduzi-lo para melhorar o atendimento e conseguir atender a demanda que ele exige, esse texto é para VOCÊ!

Separei 5 Dicas de Como Melhorar o Atendimento da Sua Empresa Pelo WhatsApp. Confira abaixo:

  1. Faça uma organização interna: analise a sua empresa, que tipo de produto ou serviço ela oferta, a demanda que os seus clientes apresentam. É preciso pensar no cenário mais extremo. Se a sua empresa começar a utilizar o WhatsApp hoje como um canal de comunicação, o que aconteceria se 50, 100, 150 pessoas mandassem mensagens? Você conseguiria dar atenção e responder a todos? Por isso é importante ter uma pessoa ou equipe responsável (dependendo da demanda da sua empresa) por esse canal;
  2. Defina um “guardião” responsável pelo WhatsApp: pegando o gancho da primeira dica, o segundo passo é escolher a pessoa que ficará responsável por responder as mensagens do WhatsApp. Importante frisar que essa pessoa precisa ter tempo e dedicação;
  3. Faça um treinamento com o responsável: a pessoa que cuidará do atendimento precisa estar preparada. Ela precisa ter uma boa escrita para utilizar nas conversas e ter um bom entendimento sobre todos os processos da empresa;
  4. O WhatsApp precisa estar alinhado com a identidade da empresa: a linguagem, a escrita, os conteúdos, os avisos e as oportunidades compartilhadas com os seus contatos precisam ter relação e sentido. Lembre-se: é a imagem da sua empresa que está em jogo. Por isso, seja coerente com a identidade dela e a imagem que você quer transmitir;
  5. Solucione problemas: sempre que um cliente apresentar um problema, busque uma solução. Primeiramente, responda a mensagem, analise a dúvida ou problema exposto. Depois, vá atrás da solução e resolva. E por último, dê um retorno ao cliente. Caso você não consiga solucionar de imediato, não deixe o contato esperando o retorno. Responda e comunique que está buscando alternativas para o problema apresentado.

DICAS BÔNUS:

  • Não demore para responder a mensagem. Seja ágil e assertivo;
  • Caso esteja muito atarefado e o WhatsApp consuma muito tempo do seu dia, estabeleça horários específicos do dia para se dedicar a ele;
  • Jamais visualize uma mensagem e deixe sem resposta;
  • A comunicação deve ser exclusiva para assuntos relacionados ao seu negócio;
  • Não envie conteúdo sem autorização prévia!

Essas foram as dicas de hoje! Espero ter contribuído!

Comente aqui embaixo, você já utilizava alguma das estratégias acima ou alguma outra não mencionada? Sua opinião é muito importante para nós!

Se você gostou deste conteúdo, compartilhe com outras pessoas!

Até o próximo artigo! 😉

Redação por: Gisele Rossani, processo Comercial e Marketing da Mazzola Contabilidade. Graduação em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda pela UNIP de Jundiaí.
Revisão por: Pedro Paulo Gomes Ribeiro, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Bacharel em Linguística, com especialização em Português e Espanhol pela Universidade de São Paulo.

WhatsApp para pequenos negócios: Aprenda a dominar a ferramenta

O WhatsApp para empresas, também conhecido como WhatsApp Business, é uma versão do aplicativo gratuita voltada para pequenas empresas com o objetivo de melhorar a conexão delas com os clientes. A ideia do app é tornar a comunicação mais fácil, trazendo mais credibilidade e profissionalismo para as empresas e mais segurança para os clientes que utilizam o aplicativo.

E aí você me pergunta,

‘’Mas de que forma essa versão do aplicativo pode ajudar no meu negócio?’’

Cada vez mais as pessoas querem soluções na palma de suas mãos. Além de credibilidade, segurança e profissionalismo você estará construindo:

  • Um relacionamento mais próximo com o seu cliente;
  • Atendimento à consulta de clientes de maneira mais personalizada;
  • Oferta de descontos e promoções especiais;
  • Recebimento e atendimento de pedidos de maneira direta;
  • Coleta de informações pós-venda;
  • Informação ao consumidor sobre novidades de produtos e serviços;
  • Resolução de possíveis incidentes de uma maneira mais próxima e humanizada.

Porém, não é aconselhável que você bombardeie seu cliente de mensagens sem uma estratégia específica, pois isso só vai gerar um sentimento de raiva contra sua empresa. É preciso construir uma dinâmica de identificação, confiança e reciprocidade, principalmente quando se trata de fidelizar o cliente. Mas antes de falar sobre as estratégias vamos conhecer um pouco das funcionalidades que o app oferece:

  1. FUNCIONALIDADES:

Comece baixando o app na loja de aplicativos do seu celular (AppleStore / PlayStore) e em seguida você iniciará criando o seu Perfil Comercial:

                – Preencha todos os dados da sua empresa: nome, endereço, categoria, descrição e coloque a sua logotipo na foto de perfil.

–  Automação de mensagens: com esse recurso é possível criar mensagens automáticas, tornando a comunicação mais rápida sem que você precise escrever novos textos a cada nova conversa. Um exemplo são mensagens de saudação ou uma informação essencial para adiantar o atendimento. Aproveite e faça uma boa introdução enquanto o seu cliente aguarda o atendimento.

Etiquetas: essa funcionalidade permite que você categorize conversas e grupos, tornando o aplicativo mais organizado e melhorando sua usabilidade. (Por exemplo: clientes em atendimento / clientes em orçamento / cliente aguardando entrega).

–  Catálogo: Permite que você inclua produtos ou serviços que fornece e estes podem ser consultados pelo cliente. Nele você consegue adicionar imagens e preços, o processo é simples e uma vez criado é possível compartilhar com o seu cliente apenas através do encaminhamento.

2. ESTRATÉGIAS:

Feito o cadastro e todas as personalizações que deseja, vamos às estratégias que você pode utilizar para o seu negócio nessa ferramenta. Assim como toda estratégia de marketing, é primordial planejar muito bem como serão as suas ações para promover o seu negócio e ajudar os seus clientes. Primeiro, tenha em mente qual é o seu objetivo, em seguida o que será feito; e qual retorno você espera. Em seguida vamos às estratégias que você pode utilizar:

  • Seja pessoal e envie mensagens personalizadas: Utilize o primeiro nome do contato no início da mensagem e envie um conteúdo que realmente possa interessá-lo.
  • Comunique, mas não seja invasivo. Justamente por ser um meio de comunicação mais íntimo, mantenha o fluxo de publicações mais baixo.
  • Estratégia multicanal: Você pode conciliar o Whatsapp com divulgação nas redes sociais e produção de conteúdo para ser encontrado mais facilmente, além de anúncios no Google.
  • Faça vendas diretas pelo app: Utilize a ferramenta catálogo para apresentar o seu produto, coloque todas as informações. (Isso vale para serviço também)
  • Encante através do Pós-venda: Faça um trabalho de pós-venda questionando se ele foi bem atendido, se teve uma boa experiência para adquirir o produto ou serviço. Disponibilize o canal para oferecer suporte ao seu cliente.
  • Utilize o status para divulgação e promoções: essa ferramenta fica mais livre para você fazer a sua divulgação porque ela será vista apenas por quem tem interesse.

E NÃO ESQUEÇA,regra nº 1 de sucesso no seu Whatsapp Business: Peça autorização antes de enviar conteúdo.

Utilize a ferramenta de forma consciente, não transforme a relação com o seu cliente em algo negativo, peça autorização antes de adicioná-los no seu WhatsApp Business ou enviar seus conteúdos. É essencial que você não envie informações ou, até mesmo, entre em contato sem a autorização do cliente. Isso pode gerar ruídos na comunicação e ele pode ficar bastante irritado, criando uma experiência negativa.

Bom, por hoje é só! Espero que este conteúdo tenha ajudado você e sua empresa de alguma forma. Nosso objetivo é sempre tentar plantar uma sementinha boa e despertar o empreendedor de sucesso que existe em você! Acredite em você e conte conosco para fazer o seu negócio decolar. Qualquer dúvida deixe nos comentários que teremos prazer em respondê-los.

Redação por: Juliana Marinho Farias, processo Fiscal da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela Estácio.
Revisão por: Daiane Alegro Guido, processo Financeiro da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela Anhanguera, e Pós Graduação em Controladoria e Finanças pelo SENAC.