Antes de iniciarmos o nosso tema, gostaria de fazer dois questionamentos: Você participou de alguma reunião on-line em 2020? E antes da pandemia, já havia participado?
As reuniões on-line são uma prática que já estava crescendo no Brasil e no mundo, principalmente para aproximar pessoas queridas que moram distantes umas das outras. Porém, a pandemia da COVID-19 nos trouxe alguns novos hábitos e aprendizados, sendo um deles o encontro on-line. Por meio dele, passamos a nos comunicar, nos reunir e até mesmo festejar ocasiões importantes. Parece até que estamos vivendo no “futuro”, não é mesmo?
E no mundo empresarial, não foi diferente. As decisões mais importantes e estratégicas de uma empresa passaram a ser tomadas em reuniões on-line, pois precisam acontecer, mesmo que seja à distância. Por isso, é necessário nos adaptarmos às videoconferências ou reuniões on-line, que imaginávamos estar em um “futuro mais distante”, mas que já são a nossa realidade.
Mas você sabe como se preparar para uma reunião com seus clientes, parceiros, colegas de trabalho ou equipe?
Preparamos algumas dicas e sugestões para ajudá-lo a tornar uma reunião on-line mais eficiente e agradável. São as seguintes:
Escolha uma ferramenta digital de comunicação:
Atualmente, existem várias ferramentas disponíveis para fazermos a nossa reunião, escolha a que melhor se adapta às suas necessidades. Caso não conheça nenhuma, seguem algumas sugestões:
- ZOOM: essa plataforma oferece reuniões gratuitas com o limite de 40 minutos, e inclui as opções de vídeo, áudio e compartilhamento de tela. Pode ser acessada por até 100 participantes, sendo possível obter vantagens adicionais em pacotes pagos;
- GOOGLE MEET: essa ferramenta, como o próprio nome diz, pertence ao GOOGLE. Por enquanto, foi prorrogada até o dia 30 de setembro de 2020, por causa da pandemia. Disponibiliza acesso gratuito para videoconferências e inclui vídeo, áudio e compartilhamento de tela. Autoriza a participação de até 250 pessoas e pode ser acessada por até 100.000 espectadores em transmissões ao vivo;
- SKYPE: é uma das ferramentas mais conhecidas para videoconferência, e pertence ao grupo da Microsoft. Ele é gratuito e inclui vídeo, áudio, compartilhamento de tela, ligações e chat;
- WHATSAPP VÍDEO: o WhatsApp está presente na vida de quase todas as pessoas que possuem um celular com internet. Ele oferece a opção de videochamada e é gratuito, podendo incluir até 08 pessoas na conversa;
- MICROSOFT TEAMS: essa é mais uma opção da Microsoft e pode ser usada de modo gratuito também. Inclui as opções de vídeo, áudio, compartilhamento de tela e pode ser acessada por até 250 participantes. Permite gravar 10 GB por equipe e 2 GB por usuário.
Existem outras opções no mercado, basta encontrar a que melhor se adapta às necessidades da sua reunião.
Defina um local para a reunião:
Escolha um lugar com boa conexão à internet, que tenha uma boa luminosidade e que o deixe à vontade para conversar e ouvir as pessoas.
Faça um teste com os equipamentos:
Antes de iniciar a reunião, confirme se o áudio está funcionando e se o microfone está emitindo som. Veja se a câmera está ligada e com boa imagem. Verifique se a conexão com a internet apresenta boa qualidade.
E garanta que o seu dispositivo esteja com bateria suficiente para a reunião.
Seja pontual:
Acesse a reunião no horário agendado, não se atrase. Por incrível que pareça, as reuniões on-line são mais pontuais, pois as pessoas não podem utilizar a famosa desculpa “do trânsito”.
Crie pautas e apresentações:
Para a reunião não se estender mais do que o esperado, é sempre bom ter uma pauta para seguir, colocando os temas a serem discutidos. A apresentação pode ajudar a dar sequência ao tema, além de ilustrar melhor os assuntos.
Evite falar enquanto outra pessoa estiver falando:
Não falar ao mesmo tempo que outra pessoa parece algo simples, mas em uma reunião on-line pode se tornar uma tarefa difícil. Muitas vezes, quando surge uma pausa e você quer pontuar algum assunto, pode acontecer de duas pessoas iniciarem um assunto ao mesmo tempo, ou até mesmo ter um delay no tempo das conexões. A melhor maneira de agir diante dessa situação é esperar a pausa e mostrar seu interesse em pontuar, levantando a mão ou fazendo alguma sinalização aos demais participantes.
E se a sua vez de falar demorar mais do que o imaginado, tome nota, para acrescentar o que deseja posteriormente.
Não se distraia com o celular:
O celular é uma distração em reuniões, independentemente de serem presenciais ou on-line. Tenha sempre em mente que o momento da reunião é destinado à discussão de assuntos importantes para a tomada de decisões na empresa. Foque no momento presente.
Outra dica importante é ter a consciência de que, embora on-line, é uma reunião como a presencial. Por isso, é importante se preparar como de costume para as reuniões e se vestir adequadamente. Por exemplo, se você utiliza maquiagem ou faz a barba antes das reuniões, mantenha esses hábitos, eles ressaltam o seu profissionalismo.
Essas são algumas dicas para as reuniões on-line. Espero que tenha ajudado. E, para finalizar, quero deixar mais um questionamento:
Como você está se preparando para as reuniões on-line? Comente aqui nos comentários.
Redação por: Ariane Schiassi, processo Comercial e Marketing da Mazzola Contabilidade, graduação em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda pela UNIP. Revisão por: Pedro Paulo Gomes Ribeiro, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade, bacharel em Linguística, com especialização em Português e Espanhol pela Universidade de São Paulo.
