Como as ferramentas tecnológicas podem ajudar no seu dia-a-dia!

Desde a idade da pedra, o ser humano tem buscado ferramentas que auxiliam em suas tarefas, como machados e lanças, por exemplo.

A partir daí evoluímos e as ferramentas que antes eram de pedra lascada foram dando espaço a outros materiais e formatos, e assim nos reinventamos ao longo da história, descobrindo a agricultura e criando maneiras de facilitar nossa vida e nossas tarefas.

A criatividade necessária para inventar ou adaptar materiais e ferramentas está conosco desde sempre.

O ser humano evoluiu baseado em suas ferramentas, ou melhor as FERRAMENTAS SÃO A EVOLUÇÃO, porém, apenas quando aplicadas corretamente, pois se não tivéssemos a capacidade de aplicar ferramentas, não seriamos diferentes dos primatas, como é mostrado no filme 2001 – UMA ODISSÉIA NO ESPAÇO. Direção: Stanley Kubrick, 1968, onde o primata utiliza um osso para quebrar outros ossos, ilustrando a evolução da espécie. Em particular, a cena é muito marcante pois nos remete a evolução de nossas ferramentas, de porretes de madeira até as sondas espaciais Voyager 1 e 2.

A questão é que hoje existem muito mais ferramentas do que seremos capazes de utilizar em nossa vida, mas isso não pode ser visto como algo ruim, apenas pode ser difícil encontrar alguma que se encaixe em todas as necessidades ou parte delas de maneira otimizada.

Tome como exemplo, o simples ato de criar uma anotação:

  • “Bloco de notas” – É Simples, não tem truque, porém sem edições. Muitas vezes utilizamos para uma anotação temporária;
  • “Google Keep” – Tão simples quanto o bloco de notas, pode ser acessado de qualquer lugar, salvando automaticamente as informações quando escrevemos. Podemos marcar os assuntos utilizando # (#assunto) e pode ser acessado de qualquer dispositivo utilizando a mesma conta Google do computador;
  • “Trello” – Um sistema mais complexo, que além de anotações, podemos atribuir checklists, datas entre outras funcionalidades que o sistema pode oferecer, transformando a produtividade de uma maneira incrível;

Quando lidamos com arquivos, existem muitos impedimentos e requisitos que podem tornar a manipulação complexa, dependendo das ferramentas que você tem disponível em seu aparelho, mas lembre-se na internet podemos encontrar a ferramenta online que irá ser a solução:

  • “Drives” – Todas as ferramentas de drive possuem a mesma função: salvar e organizar seus arquivos na nuvem para que possam ser usados em qualquer local quando necessário. Também é bom para o compartilhamento de arquivos com outras pessoas;
  • Conversão de arquivos – Muitas vezes precisamos de um documento em um formato que não é o que temos em mãos, como um arquivo PDF que precisa ser entregue como imagem ou qualquer outro tipo de arquivo. Existem muitos sites que fazem isso em questão de segundos como:
    • www.sodapdf.comConversor de PDF para qualquer outro tipo de arquivo e vice-versa;
    • online-audio-converter.com – Converte qualquer formato de áudio para outro, e depois disponibiliza o download.
    • Extract.me – Site para remover arquivos do .rar, as vezes estamos em um celular e não conseguimos fazer a descompactação, esse site resolve isso sendo possível baixar cada arquivo ou tudo como zip (formato mais aceito pelos dispositivos).
    • www.onlineocr.net – Site que lê textos em imagens ou PDF e os traz em um arquivo Word ou TXT. Ótimo para quando alguém digitalizar um PDF e você precisa do texto, mas não quer redigitar.

Para a maioria dos processos ou tarefas, por mais complexos que sejam, existem ferramentas de auxílio, pois muitas vezes estamos lidando com problemas que já existiram e provavelmente foram resolvidos.

Caso tenha dificuldades em encontrar uma ferramenta para a sua realidade uma boa ideia pode ser a comunicação com pessoas que tenha uma realidade parecida com a sua, às vezes você descobre que aquilo que você estava quebrando a cabeça para fazer, um site (ou sistema) da internet já faz.

A sua comunidade é o melhor local para buscar informações, pois a sua dor pode ser a mesma que algum colega passou, e a solução pode estar duas cadeiras ao lado.

Aqui na Mazzola estamos constantemente no processo de análise de ferramentas para entender se estão agregando ao dia a dia laboral.

Testamos diversas ferramentas, algumas foram abandonadas e outras estão conosco até hoje, como por exemplo, o Trello, citado acima. Ele tem trazido uma maior agilidade no trabalho e comunicação em equipe e estamos também em fase de implantação do PAM, sistema feito para controle de tarefas e produtividade da equipe, gerenciando e dividindo as tarefas de maneira homogênea.

O que às vezes pode ser difícil é a adaptação e pensar que a ferramenta “complexa” irá trazer benefícios e melhorar sua qualidade de vida. A questão é que a complexidade está diretamente ligada a quantidade de tempo investido para viabilizar o recurso e utilizá-lo de maneira otimizada.

Assim como era inimaginável transformar rochas, que existiam aos montes, em uma lança afiada, também é difícil para nós aceitarmos e ver a mudança como aprimoramento e treinar para afiar cada vez mais nossas habilidades, porém quando agimos estamos lapidando nossas lanças!

Gostou do nosso post? Comente aqui nos comentários e vamos compartilhar experiências.

Redação por: Cauã Crivellaro, processo TI da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela FATEC de Jundiaí. Revisão por: Daiane Alegro Guido, processo Financeiro da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela Anhanguera, e Pós Graduação em Controladoria e Finanças pelo SENAC.

Como você irá sair da quarentena?

Durante a pandemia, várias mudanças aconteceram. As empresas que tinham a opção de se reinventar, buscaram alternativas para manter o seu negócio da melhor maneira possível, seja com o Home Office ou utilizando aplicativos de comunicação e vendas.

Transmitir informações por meio físico se tornou inviável em muitos casos e, após alguns dias, vimos que não precisamos de tanto papel quanto imaginávamos. Conversas que eram feitas em reuniões presenciais ou até em um simples bate-papo, se converteram em chamadas de vídeo. A assinatura digital está sendo mais utilizada em documentos. Essas são algumas mudanças que estão acontecendo em nível global, mas se nos atentarmos às pequenas decisões e novos hábitos que estão se disseminando, vamos ver que muitos deles estão moldando novas práticas no nosso dia a dia, tanto no trabalho quanto na vida pessoal.

Apesar das muitas preocupações que estamos tendo com a pandemia da Covid-19, que chegam a saturar o pensamento, devemos manter a calma e perceber que algumas mudanças são temporárias e, inclusive, podem ser positivas, caso melhorem a realização das tarefas diárias, a qualidade de vida das pessoas e as rotinas de trabalho de uma empresa.

No âmbito empresarial, para saber o que traz benefício ou não, precisamos entender o que foi feito e qual o propósito, para aprender com as experiências que trouxeram um bom resultado e incorporá-las à realidade da empresa.

É importante criar o hábito, mesmo que em um momento futuro, de pensar e anotar sobre o que foi feito para resolver um determinado problema. Anote em algum lugar de fácil acesso quais foram as medidas tomadas, tanto em nível operacional, quanto tático ou estratégico. Isso dará fundamento a uma análise posterior de todo o processo, abrindo o caminho para a descoberta de novas soluções.

Curiosidade:

Aqui na Mazzola Contabilidade, utilizamos o Sistema de Gestão Qualidade (SGQ) e somos certificados pela ISO-9001.

Seguindo as determinações do programa de certificação, temos dentro de cada processo um documento específico para cada tipo de situação, de modo que possamos ter o controle das nossas rotinas e sejamos capazes de aprimorar nossos procedimentos de forma contínua.

Apoiados na análise de indicadores, efetuamos reuniões mensais para avaliar a eficiência dos processos. Isso é fundamental para as tomadas de decisões e para a saúde dos processos, além de promover uma comunicação mais efetiva entre as diferentes áreas da empresa e controlar de maneira mais segura a entrada e saída de informações.

Após o término da quarentena, algumas empresas voltarão à sua normalidade, outras irão manter as mudanças implementadas no período da pandemia, tais como as vendas por aplicativos ou o Home Office. Cada caso é específico e deve ser analisado com atenção, pois é uma oportunidade que pode ser utilizada para melhoria ou pode se tornar uma preocupação no futuro. Será fundamental ter informações precisas, para poder tomar a melhor decisão e escolher qual caminho seguir a partir do momento em que deixarem de existir as restrições impostas pela Covid-19.

O que não se pode aceitar é o retrocesso. Para continuar trabalhando com excelência e inovação, será de vital importância ter consciência de todas as mudanças que estão acontecendo. Os clientes são exigentes, e escolherão as empresas que oferecerem o melhor atendimento.

E sua empresa, mudou muito? Há algum problema ou caso de sucesso que queira compartilhar? Deixe um comentário!

Redação por: Cauã Crivellaro, processo TI da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela FATEC de Jundiaí. Revisão por: Pedro Paulo Gomes Ribeiro, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Bacharel em Linguística, com especialização em Português e Espanhol pela Universidade de São Paulo.

Inovar em Tempos de Pandemia? Novo APP Mazzola Contabilidade

Muitas empresas estão se reinventando neste período difícil que estamos enfrentando.

Micro e pequenas empresas tentam sobreviver, médias e grandes empresas mudam completamente seu nicho de venda, e assim passamos por um período chamado “Pandemia”.

Mas o que é Pandemia? Explicando rapidamente, a pandemia é a disseminação mundial de uma nova doença. O termo é utilizado quando uma epidemia, que é o grande surto de uma doença, se espalha por diferentes continentes atacando simultaneamente muitos indivíduos com transmissão de pessoa para pessoa.

Atualmente, há mais de 120 países com casos declarados da infecção (COVID-19).

Mas com todas as mudanças que estamos enfrentando, podemos tirar benefícios e inovar.

“A inovação é o que distingue um líder de um seguidor” (Steve Jobs).

A princípio, a icônica frase do criador de uma das maiores empresas de tecnologia do planeta, deixa mais do que claro o motivo no qual as empresas necessitam sempre estar inovando. A inovação pode alavancar seu negócio.

Nós da Mazzola somos movidos por desafios, e nesta quarentena conseguimos colocar em prática dois projetos desafiadores. Um deles foi nosso blog, e o outro, nosso aplicativo.

Um aplicativo pode trazer muitos benefícios para uma empresa como mobilidade, reconhecimento da marca, interatividade, precisão da base de dados, e claro, a inovação.

O projeto vem sendo planejado desde 2016, foi criado e pensado especialmente para empresários e empreendedores, trazendo uma fonte confiável de informação, interatividade, inovação e confiabilidade.

É gratificante fazer parte desse projeto, desde a apresentação para a Diretoria, até a publicação do mesmo. Existem custos para manter um aplicativo em funcionamento, isso foi o maior desafio.

Por que um aplicativo? O objetivo que temos hoje é se aproximar ao máximo de nossos clientes e estarmos presentes, mesmo de forma digital. Pensamos dessa forma! A diretoria entendeu a necessidade de colocarmos em prática o aplicativo e fui apoiado 100%. Abaixo, algumas funcionalidades que existe dentro do App:

  • Blog;
  • Comunicados (exclusivo para clientes);
  • Eventos (exclusivo para clientes);
  • Marcações de Reunião (exclusivo para clientes);
  • Solicitação de motoboy para retirada de documentos (exclusivo para clientes);
  • Fidelidade (Em breve);
  • Informações sobre a empresa;
  • Informações sobre o elenco;
  • Ouvidoria;

E por aí vai! Tudo na palma da sua mão, nosso cliente.

E você, já baixou nosso App? Ainda não? Acesse o link abaixo e dê uma conferida você mesmo 🙂

(Android)
https://www.mazzolasolucoes.com.br/appmazzola/download/android

(IOS)
Em breve*

Até mais!

Por: Rodrigo Leonardi, processo TI da Mazzola Contabilidade (Redação) e Daiane Alegro Guido, processo Financeiro da Mazzola Contabilidade (Revisão)