Desde a idade da pedra, o ser humano tem buscado ferramentas que auxiliam em suas tarefas, como machados e lanças, por exemplo.
A partir daí evoluímos e as ferramentas que antes eram de pedra lascada foram dando espaço a outros materiais e formatos, e assim nos reinventamos ao longo da história, descobrindo a agricultura e criando maneiras de facilitar nossa vida e nossas tarefas.
A criatividade necessária para inventar ou adaptar materiais e ferramentas está conosco desde sempre.
O ser humano evoluiu baseado em suas ferramentas, ou melhor as FERRAMENTAS SÃO A EVOLUÇÃO, porém, apenas quando aplicadas corretamente, pois se não tivéssemos a capacidade de aplicar ferramentas, não seriamos diferentes dos primatas, como é mostrado no filme 2001 – UMA ODISSÉIA NO ESPAÇO. Direção: Stanley Kubrick, 1968, onde o primata utiliza um osso para quebrar outros ossos, ilustrando a evolução da espécie. Em particular, a cena é muito marcante pois nos remete a evolução de nossas ferramentas, de porretes de madeira até as sondas espaciais Voyager 1 e 2.
A questão é que hoje existem muito mais ferramentas do que seremos capazes de utilizar em nossa vida, mas isso não pode ser visto como algo ruim, apenas pode ser difícil encontrar alguma que se encaixe em todas as necessidades ou parte delas de maneira otimizada.
Tome como exemplo, o simples ato de criar uma anotação:
- “Bloco de notas” – É Simples, não tem truque, porém sem edições. Muitas vezes utilizamos para uma anotação temporária;
- “Google Keep” – Tão simples quanto o bloco de notas, pode ser acessado de qualquer lugar, salvando automaticamente as informações quando escrevemos. Podemos marcar os assuntos utilizando # (#assunto) e pode ser acessado de qualquer dispositivo utilizando a mesma conta Google do computador;
- “Trello” – Um sistema mais complexo, que além de anotações, podemos atribuir checklists, datas entre outras funcionalidades que o sistema pode oferecer, transformando a produtividade de uma maneira incrível;
Quando lidamos com arquivos, existem muitos impedimentos e requisitos que podem tornar a manipulação complexa, dependendo das ferramentas que você tem disponível em seu aparelho, mas lembre-se na internet podemos encontrar a ferramenta online que irá ser a solução:
- “Drives” – Todas as ferramentas de drive possuem a mesma função: salvar e organizar seus arquivos na nuvem para que possam ser usados em qualquer local quando necessário. Também é bom para o compartilhamento de arquivos com outras pessoas;
- Conversão de arquivos – Muitas vezes precisamos de um documento em um formato que não é o que temos em mãos, como um arquivo PDF que precisa ser entregue como imagem ou qualquer outro tipo de arquivo. Existem muitos sites que fazem isso em questão de segundos como:
- www.sodapdf.com – Conversor de PDF para qualquer outro tipo de arquivo e vice-versa;
- online-audio-converter.com – Converte qualquer formato de áudio para outro, e depois disponibiliza o download.
- Extract.me – Site para remover arquivos do .rar, as vezes estamos em um celular e não conseguimos fazer a descompactação, esse site resolve isso sendo possível baixar cada arquivo ou tudo como zip (formato mais aceito pelos dispositivos).
- www.onlineocr.net – Site que lê textos em imagens ou PDF e os traz em um arquivo Word ou TXT. Ótimo para quando alguém digitalizar um PDF e você precisa do texto, mas não quer redigitar.
Para a maioria dos processos ou tarefas, por mais complexos que sejam, existem ferramentas de auxílio, pois muitas vezes estamos lidando com problemas que já existiram e provavelmente foram resolvidos.
Caso tenha dificuldades em encontrar uma ferramenta para a sua realidade uma boa ideia pode ser a comunicação com pessoas que tenha uma realidade parecida com a sua, às vezes você descobre que aquilo que você estava quebrando a cabeça para fazer, um site (ou sistema) da internet já faz.
A sua comunidade é o melhor local para buscar informações, pois a sua dor pode ser a mesma que algum colega passou, e a solução pode estar duas cadeiras ao lado.
Aqui na Mazzola estamos constantemente no processo de análise de ferramentas para entender se estão agregando ao dia a dia laboral.
Testamos diversas ferramentas, algumas foram abandonadas e outras estão conosco até hoje, como por exemplo, o Trello, citado acima. Ele tem trazido uma maior agilidade no trabalho e comunicação em equipe e estamos também em fase de implantação do PAM, sistema feito para controle de tarefas e produtividade da equipe, gerenciando e dividindo as tarefas de maneira homogênea.
O que às vezes pode ser difícil é a adaptação e pensar que a ferramenta “complexa” irá trazer benefícios e melhorar sua qualidade de vida. A questão é que a complexidade está diretamente ligada a quantidade de tempo investido para viabilizar o recurso e utilizá-lo de maneira otimizada.
Assim como era inimaginável transformar rochas, que existiam aos montes, em uma lança afiada, também é difícil para nós aceitarmos e ver a mudança como aprimoramento e treinar para afiar cada vez mais nossas habilidades, porém quando agimos estamos lapidando nossas lanças!
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Redação por: Cauã Crivellaro, processo TI da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela FATEC de Jundiaí. Revisão por: Daiane Alegro Guido, processo Financeiro da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela Anhanguera, e Pós Graduação em Controladoria e Finanças pelo SENAC.
