Não basta ser um bom gestor, ter uma empresa líder no mercado e não saber como ter um bom controle dos documentos fiscais: Isso deve estar entre as prioridades de todo profissional que deseja conquistar um melhor desempenho no seu negócio. 

Estudos e pesquisas revelam que as empresas líderes de mercado são aquelas que: adotam estratégias e controles de suas notas emitidas e recebidas.

Além disso, um bom controle de seus documentos fiscais pode te ajudar e muito em diversos aspectos desde tomadas de decisões, até mesmo um planejamento de gastos e monitoramento do seu estoque.

Por isso, confira abaixo as 6 dicas de como ter um bom controle de suas notas fiscais!

1. Treine e invista em seus Colaboradores:

Defina um responsável que cuidará das emissões deste documento fiscal. Treine-o bem, assim a chance de cometer erros ao mexer com esses documentos será bem menor.

É importante ressaltar que a atenção primordial acontece na hora da emissão, pois qualquer informação errada pode gerar problemas graves, como multas e outras penalidades.

2. Tenha um sistema automatizado de emissão e gestão de notas fiscais:

Além do treinamento dos colaboradores, a automatização por meio de um bom programa emissor de nota é uma alternativa aliada na diminuição das falhas humanas na hora da emissão para assim evitar trazer sérios problemas fiscais.

3. Crie padrões e rotinas para definir bem os processos fiscais:

Crie uma rotina de controle de notas fiscais emitidas, bem como o armazenamento destes dados. Fator de extrema importância é que eles precisam estar seguros após a emissão e até mesmo no processo de recebimento de um documento Fiscal é valido conferir, armazenar, categorizar etc. Esses processos precisam estar bem definidos, pois esses cuidados são parte da obrigação da empresa.

4. Fique atento aos prazos para o armazenamento destas notas fiscais e arquivos digitais (XML):

As empresas têm a obrigatoriedade de manter seus documentos fiscais (físicos e arquivos digitais, como o XML) gerados, tanto emitidos, quanto recebidos, pelo período de pelo menos 5 anos.

Este é o prazo legal caso sua empresa passe por uma fiscalização. Caso não tenha a nota fiscal e os arquivos solicitados, o Órgão fiscalizador pode multar ou até mesmo tomar outras providências mais prejudiciais.

5. Mantenha seu Contador sempre informado nas questões fiscais:

É indispensável para as empresas terem um contador que irá ajudar no processo do controle fiscal. Esses cuidados com a emissão e armazenamento dos dados das notas emitidas e recebidas são de extrema importância para o fechamento e apuração dos impostos e possíveis tomadas de decisões.

6. Estar sempre atento as autenticidades dos documentos fiscais:

Procure colocar como rotina também a conferência da autenticidade das notas fiscais (tanto as recebidas, quanto as emitidas). Verifique a autenticidade no site da Receita Federal, através do número da chave de acesso. Um documento fiscal não autêntico pode acarretar problemas futuros para a sua empresa.

Por fim, um bom controle de notas fiscais irá garantir que a sua empresa tenha uma maior organização e permitirá que você tenha uma visão mais clara sobre o que acontece nela, o guiando para o caminho do sucesso.

Gostou das dicas acima? Quer saber mais sobre este assunto? Comente aqui embaixo! Teremos o prazer em orientar você!