Você sabe o que é ciclo PDCA? E para que ele serve?
Hoje, vamos explorar e aprender sobre esse tema.
Mas antes de tudo, vamos falar um pouco sobre o criador desse método que está cada vez mais presente em nosso dia a dia. O método foi criado por Walter A. Shewhart e popularizado por William Edwards Deming, o grande “guru” do gerenciamento da qualidade. Após a segunda guerra mundial, Deming ficou conhecido no Japão por sua aplicada melhoria no processo da qualidade e foi o precursor da utilização ampla da estatística em melhoria de processos. Deming desenvolveu uma melhoria para a qualidade e a eficiência nas organizações, tendo por base os seus quatro pilares do saber profundo, que são estes fundamentais para aplicar em qualquer projeto de melhoria sendo eles a visão sistêmica, teoria do conhecimento, entendimento da variação e psicologia. Apesar de ter introduzido outros métodos, um dos seus primeiros a serem introduzidas foi o Ciclo PDCA.
Portanto o que é o Ciclo PDCA? Sua sigla representa no inglês, Plan– Do– Check– Act, traduzindo para o português, Planejar, Fazer, Checar e Agir.
Este ciclo vem nos mostrar quais os passos básicos para planejar as ações para a resolução de um problema em busca da melhoria contínua.
Apesar deste método ser composto por essas quatro partes apresentadas anteriormente, na verdade é realizado em oito etapas, pois dentro destas quatro partes existe uma complexibilidade.
Podemos verificar essa complexibilidade no primeiro passo que é o “Plan” (Planejar), onde é dividido em quatro partes:
1 – Identificar o problema – Realizar a comparação do resultado atual com o resultado desejado, nesta etapa podemos utilizar a listagem de metas SMART onde colocando quais são as metas específicas, mensuráveis, atingíveis, relevantes e temporais. Qual meta se encaixa no problema identificado neste momento?
2 – Observar o problema – O melhor método para utilizar na observação do problema é o método de Vilfredo Pareto, que é composto de um gráfico com dois gráficos dentro, sendo o primeiro de colunas do maior para o menor em relação a sua frequência, e o outro gráfico seria o acumulado percentual (geralmente um gráfico de linhas).
3 – Análise da causa raiz – Identificar a raiz do problema utilizando alguma ferramenta da qualidade (5 por quês, diagrama de Ishikawa, dentre outros).
4 – Plano de ação – Elaborar um plano de ação, contemplando possíveis soluções para aquele problema e as principais informações para implementar este plano, uma ótima ferramenta a ser utilizada nesta etapa é o 5W 2H (What, Why, Where, When, Who; How e How Much).
O segundo passo é o “Do” (fazer), é a ação ou a comunicação a ser tomada a partir da realização das etapas anteriores, neste passo é importante o treinamento das pessoas que irão executar o plano de ação feito anteriormente para que tudo ocorra de maneira eficiente.
Terceiro passo é o “Check” (verificar), é ver o que foi planejado X o que foi realizado e assim verificar se ocorreu tudo certo ou se há a necessidade de anotar algo que não ocorreu como esperado para prosseguir para o próximo passo.
Quarto passo é o “Act” (Ação), caso tenha ocorrido tudo certo na etapa anterior, agora iremos padronizar esse plano de ação, seja através de um procedimento operacional padrão, uma instrução de trabalho ou de um passo a passo, deve haver um documento registrando como realizar esta ação de maneira padronizada. E caso não tenha ocorrido o desejado na etapa anterior é necessário atuar de forma corretiva para melhorar este processo, voltando no primeiro passo e assim sucessivamente em forma de um ciclo buscando sempre alcançar o planejado, buscando a solução do problema observado.
O PDCA é um ciclo, entretanto deve ser uma vitória celebrada ao chegar na última etapa, mas também deve sempre começar de novo, pois é um processo de melhoria contínua que contribui para uma gestão de excelência.
Este ciclo é uma ferramenta essencial para a melhoria contínua e a resolução eficaz de problemas nas organizações. Ao dividir o processo de melhoria em quatro etapas principais — Planejar, Fazer, Checar e Agir — e detalhar essas etapas em atividades específicas e estruturadas, o método oferece uma abordagem sistemática para identificar problemas, implementar soluções e monitorar resultados.
É uma forma consistente e metódica, as organizações podem não apenas resolver problemas pontuais, mas também criar uma cultura de qualidade e eficiência que impulsiona o sucesso a longo prazo.
Por tanto para a conclusão deste último passo é necessário realizar o arquivamento do conteúdo que mostra todos os passos deste ciclo para quando houver novamente um problema, atuar de forma corretiva com base nesta documentação.
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