6 Dicas de como ter um bom controle de notas fiscais

Não basta ser um bom gestor, ter uma empresa líder no mercado e não saber como ter um bom controle dos documentos fiscais: Isso deve estar entre as prioridades de todo profissional que deseja conquistar um melhor desempenho no seu negócio. 

Estudos e pesquisas revelam que as empresas líderes de mercado são aquelas que: adotam estratégias e controles de suas notas emitidas e recebidas.

Além disso, um bom controle de seus documentos fiscais pode te ajudar e muito em diversos aspectos desde tomadas de decisões, até mesmo um planejamento de gastos e monitoramento do seu estoque.

Por isso, confira abaixo as 6 dicas de como ter um bom controle de suas notas fiscais!

  1. Treine e invista em seus Colaboradores:

Defina um responsável que cuidará das emissões deste documento fiscal. Treine-o bem, assim a chance de cometer erros ao mexer com esses documentos será bem menor.

É importante ressaltar que a atenção primordial acontece na hora da emissão, pois qualquer informação errada pode gerar problemas graves, como multas e outras penalidades.

2. Tenha um sistema automatizado de emissão e gestão de notas fiscais:

Além do treinamento dos colaboradores, a automatização por meio de um bom programa emissor de nota é uma alternativa aliada na diminuição das falhas humanas na hora da emissão para assim evitar trazer sérios problemas fiscais.

3. Crie padrões e rotinas para definir bem os processos fiscais:

Crie uma rotina de controle de notas fiscais emitidas, bem como o armazenamento destes dados. Fator de extrema importância é que eles precisam estar seguros após a emissão e até mesmo no processo de recebimento de um documento Fiscal é valido conferir, armazenar, categorizar etc. Esses processos precisam estar bem definidos, pois esses cuidados são parte da obrigação da empresa.

4. Fique atento aos prazos para o armazenamento destas notas fiscais e arquivos digitais (XML):

As empresas têm a obrigatoriedade de manter seus documentos fiscais (físicos e arquivos digitais, como o XML) gerados, tanto emitidos, quanto recebidos, pelo período de pelo menos 5 anos.

Este é o prazo legal caso sua empresa passe por uma fiscalização. Caso não tenha a nota fiscal e os arquivos solicitados, o Órgão fiscalizador pode multar ou até mesmo tomar outras providências mais prejudiciais.

5. Mantenha seu Contador sempre informado nas questões fiscais:

É indispensável para as empresas terem um contador que irá ajudar no processo do controle fiscal. Esses cuidados com a emissão e armazenamento dos dados das notas emitidas e recebidas são de extrema importância para o fechamento e apuração dos impostos e possíveis tomadas de decisões.

6. Estar sempre atento as autenticidades dos documentos fiscais:

Procure colocar como rotina também a conferência da autenticidade das notas fiscais (tanto as recebidas, quanto as emitidas). Verifique a autenticidade no site da Receita Federal, através do número da chave de acesso. Um documento fiscal não autêntico pode acarretar problemas futuros para a sua empresa.

Por fim, um bom controle de notas fiscais irá garantir que a sua empresa tenha uma maior organização e permitirá que você tenha uma visão mais clara sobre o que acontece nela, o guiando para o caminho do sucesso.

Gostou das dicas acima? Quer saber mais sobre este assunto? Comente aqui embaixo! Teremos o prazer em orientar você!

Redação por: Rodrigo Montanari, processo Fiscal da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela UNIP Jundiaí. 
Revisão por: Gabriella Silva, processo Contábil da Mazzola Contabilidade. Cursando Ensino Superior em Ciências Contábeis pela UNIP de Jundiaí

Entenda o que é o metaverso e como ele funciona

Você provavelmente deve ter notado que nos últimos meses tem se escutado falar muito em metaverso. Eventualmente, diversos questionamentos surgiram, tais como: “o que é esse tal de metaverso?”, “Como ele funciona?”, “Como as empresas podem se beneficiar dele?”, entre muitas outras dúvidas. 

Pensando nisso, decidimos escrever o conteúdo de hoje exatamente para explicar um pouco sobre o universo metaverso. Vamos lá? 

O que é o metaverso?

Desde que o CEO do Facebook, Mark Zuckerberg, anunciou para o mundo o novo nome da empresa para Meta, e as novidades de imersão digital e realidade aumentada, não se fala em outra coisa. 

Apesar de muitos acreditarem que é algo recente, o termo metaverso já existe há um bom tempo. O termo surgiu em 1992, no livro de ficção científica Snow Crash, do autor Neal Stephenson. O livro se passa no século XXI e conta a história de Hiro, um entregador de pizza na vida real, e um príncipe samurai no universo virtual: o metaverso. Resumidamente, o enredo gira em torno do protagonista ir em busca de um vilão que está ameaçando a existência do universo virtual. 

Lembrando que a empresa meta não é dona do metaverso e sim tem o seu próprio ambiente de metaverso. O nome foi alterado exatamente para criar essa vinculação da empresa do Facebook com a nova tecnologia, deixando claro que a empresa mudou sua missão.

Agora, vamos analisar o significado da palavra metaverso? 

A palavra “meta”, significa “além de”, e “verso”, significa “universo”. Dessa forma, podemos definir o metaverso sendo um conceito de um universo virtual compartilhado, onde as pessoas fazem uma imersão digital, através da realidade aumentada, e conseguem viver experiências, executar ações, interagir, entre outros. Ou seja, é um ambiente criado com o objetivo de difundir o mundo real dentro do virtual, através do uso da tecnologia. 

O fato é que, com esse universo em alta, haverá diversas mudanças no nosso dia a dia, inclusive na forma de fazermos negócio. 

Como o metaverso funciona?

Como mencionamos acima, nesse universo é possível realizar diversas atividades que normalmente faríamos no mundo real.  

Sendo uma extensão do mundo real no virtual. A proposta é que seja possível fazer compras, ir a eventos, assistir shows, jogar, interagir com outras pessoas através de avatares, visitar lugares, trabalhar, participar de reuniões, estudar, entre muitas outras coisas.  

Mas, para que seja possível adentrar nesse ambiente virtual, em alguns casos é necessário equipamentos que possibilitem a imersão, como por exemplo, através de óculos de realidade virtual. 

Hoje em dia, o conceito já foi mudado, e muitas empresas e plataformas estão inovando e criando um hub para conexão de sua comunidade sem precisar de um recurso caro, como o óculos, e utilizando apenas o próprio celular ou um computador.

Como as empresas podem se beneficiar?

Você deve estar se perguntando: mas como o metaverso pode beneficiar as empresas? 

Alguns exemplos de como as empresas podem se beneficiar, é através da criação de espaços virtuais dos seus negócios e realização de eventos.  

Outro bom exemplo (e uma excelente oportunidade), são para as empresas de e-commerce, que não possuem espaço físico, e querem criar sua empresa virtual, seja para conectar pessoas, oferecer experiências ou qualquer outra razão que seja pertinente. 

Por isso, cabe a você empreendedor, analisar com calma e critério, e julgar se faz sentido para a sua empresa estar inserido no metaverso, e de que forma. Lógico, tudo deve estar alinhado a um objetivo e propósito. 

Conheça algumas das grandes empresas que estão no metaverso!

Diversas empresas já adentraram a essa nova realidade e criaram o seu próprio universo, como por exemplo o Facebook com o Metaverso, a Microsoft com o Mesh, a Nike com a Nikeland, a Adidas com a Adiverse, a Epic Games com o Fortnite entre outros.

Algumas ideias são bem mais simples e acessíveis. Criar hubs (espaços) dentro de plataformas ou jogos pré-estabelecidos fará com que faça parte da comunidade dos mundos virtuais já consagrados, como no caso da Nikeland que utiliza o Roblox, e a Adiverse que utiliza o “The Sandbox”.

O que todos esses universos têm em comum é o objetivo de permitir que as pessoas interajam, se conectem e criem experiência com a marca através do metaverso.

O que esperar do futuro do metaverso?

Pensando em um contexto geral, se tornou palpável a pouco tempo para nós brasileiros. Hoje, existem mais pessoas conectas com uma tecnologia VR (realidade virtual) do que anos atrás. As marcas e empresas de inovação já estão investindo recursos, pois, provavelmente essa será a próxima grande “transformação tecnológica” que veremos.

Quem já utilizou óculos VR seja para jogar ou “visitar um local”, sabe que toda a fantasia criada pela tecnologia é realmente muito imersiva e quase sempre supera as expectativas de quem utiliza.

Não se sabe quando isso se tornará mais acessível, porém já podemos ter uma ideia com as criações simplificadas ou transformadas para serem vistas em um computador ou celular sem a tecnologia VR. Mas, se você tiver a oportunidade de experimentar um óculos VR, utilize! Você não irá se arrepender.

Todos os sentimentos que essa tecnologia/experiência proporciona, faz o usuário se sentir encantado e inundado por uma perspectiva antes nunca imaginada, e é por isso que muitas empresas já estão trabalhando e deixando suas marcas nesse portifólio. Pensando que a primeira experiência de um usuário no metaverso pode ser com sua empresa, e isso pode cativar o cliente para sempre.

Uma coisa é certa e não se pode negar: o metaverso veio com tudo e está sendo a grande aposta do momento.

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Até o próximo artigo!

Redação por: Gisele Rossani, processo Comercial e Marketing da Mazzola Contabilidade. Graduação em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda pela UNIP de Jundiaí, e cursando MBA em Marketing Digital e Estratégia de Negócios.
Redação por: Cauã Crivellaro, processo TI da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela FATEC de Jundiaí.
Revisão por: Daiane Alegro Guido, processo Financeiro da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela Anhanguera, e Pós Graduação em Controladoria e Finanças pelo SENAC.

A importância do planejamento empresarial

Em todas as empresas o planejamento é uma área indispensável, porém muito incompreendido. Algumas empresas sofrem por falta e outros por excesso de planejamento. Planejar significa: aplainar, deixar um terreno plano para que no futuro possa ser construído nele. Parece fácil, mas não é, pois o Futuro é uma área incerta e cheia de obstáculos e o planejador é bombardeado de todos os lados.

Se ele só pensa no longo prazo é acusado de viver fora da realidade, se pensa só no curto prazo é acusado de ser imediatista. Agora se ele pensar ao mesmo tempo no curto e no longo prazo, ele vai ficar doente ou até louco. Imaginem um Gerente de Vendas de uma grande empresa varejista tendo que fechar a cota de vendas do mês e imaginar como será o mercado da empresa daqui a cinco anos, ou ele faz uma coisa ou faz outra e se tentar fazer as duas não fará nenhuma.

O papel da área de planejamento é mostrar como será o terreno sobre o qual o futuro vai ser construído, como ninguém sabe como será o futuro o planejamento apresenta diversos cenários possíveis e vai mudando estes cenários na medida que novas situações surgem.

Para fazer isso os planejadores precisam de tempo e necessitam serem afastados das ações de curto prazo. O planejador é alguém pago para enxergar aquilo que os demais não tem tempo para ver. Por isso é ao mesmo tempo tão necessário e tão mal compreendido.

As empresas necessitam, independente do porte, de um planejamento seja ele básico ou estratégico, não tem como chegar em lugar algum se não tiver planejamento adequado e bem estruturado.

Desta forma concluo que planejar é fundamental para que empresas cresçam saudáveis e sólidas. No meu próximo texto, irei falar um pouco de uma área muito importante para todas as empresas que é o planejamento tributário.

Espero que este post tenha ajudado você a pensar no planejamento para sua empresa.

Deixe aqui nos comentários alguma questão ou sugestão que poderemos utilizar para trocar novas experiências sobre o tema.

Redação por: Leonardo Mazzola, Empresário Contábil, Advogado, Consultor Empresarial e Professor Universitário. Graduado pela Unianchieta em Contabilidade e Pós-graduado em Controladoria e Auditoria pela PUC-Campinas, possui em seu currículo, treinamentos internacionais: Disney institute, Florida Christian University em Orlando, Stanford University na Califórnia, MIT Management em Boston e McGill Executive Institute em Montreal. Sócio-diretor das empresas Mazzola Contabilidade e Mazzola Soluções.
Revisão por: Cíntia Calixto, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Gestão de Recursos Humanos, pela Faculdade Anhanguera de Jundiaí

Psicologia Organizacional: O que é, para que serve e quais seus benefícios?

Psicologia Organizacional é um campo de estudo do comportamento dentro das empresas e seu objetivo é entender o comportamento dos grupos inseridos nas instituições. Dessa maneira, ela entende como a empresa se estrutura, assim como a sua missão, visão e valores.

O que é Psicologia Organizacional?

A Psicologia Organizacional tem como foco o estudo do comportamento humano, é responsável por articular as necessidades organizacionais atrelada às necessidades pessoais de colaboradores, gestores e diretoria, para que cada um desempenhe o seu melhor, de acordo com a sua função e responsabilidade dentro do ambiente corporativo.

Cuidar do pleno desenvolvimento das pessoas não é algo tão simples, e ter um profissional com ferramentas estratégicas é de extrema importância, pois este irá alinhar a cultura da organização com as ações feitas no dia a dia, assim como os impactos resultantes do sistema atual e quão eficaz são as estratégias utilizadas.

Como funciona a atuação do psicólogo no ambiente corporativo?

O propósito é dar passos em direção ao sucesso e o objetivo é o rendimento por meio da compreensão das necessidades. Para isso, é necessário que se entenda o propósito da empresa. O psicólogo organizacional vai exatamente criar estratégias e planos de ação para que esses objetivos estejam engajados com a realidade atual da empresa.

Um dos processos realizados é a aplicação de testes psicológicos periodicamente em colaboradores. Isso facilita entender o perfil de acordo com cada cargo, um dos exemplos está no texto “Pessoa certa no lugar certo: A importância da análise do Perfil Comportamental DISC nas relações de trabalho”, escrito pelo Rodolfo Mazzola, onde destaca a importância de entender e aplicar ferramentas que ajudem a identificar os diferentes perfis dentro da empresa.

Um olhar estratégico apresenta também espaços para melhoria, destacando uma análise de dados para a busca de pontos fortes e aqueles que precisam de aprimoramento para o crescimento contínuo, além de eliminar os ruídos que afetam o andamento do trabalho.

Quais os benefícios da Psicologia Organizacional?

  • Melhorar a produtividade;
  • Aumentar a motivação;
  • Melhor resolução em gestão de conflitos;
  • Diagnóstico institucional;
  • Criação de condições favoráveis;
  • Avaliação de desempenho;
  • Melhoria e capacitação no gerenciamento dos dilemas organizacionais.

Em linhas gerais, a psicologia organizacional desenvolve um diagnóstico amplo, que ao serem compreendidas e trabalhadas, maximizam as potencialidades de retorno favorável dentro da instituição. Dessa forma, o local se torna mais capacitado e possibilita uma evolução constante, sem déficits no meio do percurso, ou com a resolução deles.

O estudo dos aspectos psicológicos incentiva a formação de um melhor ambiente de trabalho, desenvolve a construção de uma equipe bem preparada e a formação de líderes com perfil agregador e capazes de ouvir seus colaboradores, o que é de extrema importância dentro do ambiente corporativo. O psicólogo atuará de maneira que ajude a saúde emocional e estrutural de determinado local, sendo uma postura diferencial para as empresas que investem afim de construir uma imagem positiva, tanto fora, quanto dentro da própria organização.

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Redação por: Anna Caroline de Moraes, processo Administrativo da Mazzola Contabilidade. Cursando Psicologia pelo Anchieta
Revisão por: Cíntia Calixto, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Gestão de Recursos Humanos, pela Faculdade Anhanguera de Jundiaí

6 Passos para se tornar mais resiliente

É das emoções que surgem a intuição, a motivação e a criatividade. Elas nos permitem também desenvolver a empatia e compreensão a respeito dos outros e de si mesmo. Então, saber lidar com as emoções e fortalecê-las, faz melhorar consideravelmente a qualidade das relações a dois, com a família, com os amigos, com os colegas de trabalho e com a sociedade de modo geral.

Quando se tem conhecimento e um controle maior das emoções fica muito mais fácil encarar os problemas do dia a dia ou até mesmo encontrar aquele estímulo que estava faltando para ir atrás do que se deseja. Tornar-se mais forte emocionalmente requer uma tomada de consciência e uma disposição para mudança dos maus hábitos adquiridos ao longo da vida.

Pessoas emocionalmente fortes possuem inteligência emocional, que é a aptidão para identificar as suas próprias emoções, as emoções dos outros e lidar com isso de uma maneira equilibrada. São pessoas que decidem as coisas com calma, que ouvem o que o outro diz, aconselham com gentileza, oferecem ajuda quando necessário. Esses são comportamentos comuns das pessoas dotadas de inteligência emocional. A pessoa entra no seu problema para ouvi-lo, ampará-lo, mas não se contamina por ele, não permite que as reações emocionais das outras pessoas contaminem a sua vida.

Quem possui inteligência emocional também não fica se queixando. Esse comportamento é daquele que se enxerga como vítima e não vê solução para o seu problema, enquanto o inteligente emocional raramente se sente vítima, porque sempre procura soluções. Ele pensa em como vai lidar com aquele problema de uma forma construtiva, em como vai sair daquela situação aprendendo alguma coisa.

Abaixo, algumas atitudes que você pode começar a adaptar na sua vida e que vai fazer uma grande diferença nessa fortaleza emocional que você quer construir:

1- Seja honesto com você: a capacidade de enfrentar problemas é o que faz a diferença na força emocional de uma pessoa. Se você tem algum obstáculo para superar, tem que ser honesto e franco consigo. Pense o quanto é ruim acabar se machucando por algo que você não viu, não sabe o que é, ou não entende. Não se esquive do que está acontecendo no seu interior, não minta para si mesmo, nem crie uma realidade paralela para esconder o que você precisa enfrentar.

Você pode se distrair nas reder sociais, assistir TV, fazer algo que lhe dê prazer, mas isso não pode ser usado como fuga dos seus problemas ou um artifício para se esconder do mundo real. Por mais assustador ou doloroso que algo lhe possa parecer, seja sempre honesto consigo acerca dos desafios que estão à sua frente, pedindo para ser enfrentados;

2- Pare de sentir pena de você: infelizmente coisas ruins e injustas sempre irão acontecer, mas lamentar sobre tudo só faz você desperdiçar tempo e energia. Pessoas mentalmente fortes não ficam paralisadas sentindo pena das coisas que ocorreram, ou de como foram tratadas pelos outros. Pessoas mais resilientes também sofrem, mas ao invés de se vitimizarem, buscam soluções.

Não sentir pena de si mesmo não significa que você deve se tornar uma pessoa indiferente aos sentimentos. É claro que diante algumas adversidades você tem que ter um momento para se lamentar, para se recolher. Mas o problema é quando isso parece uma doença, que o paralisa e consome, isso o impede de ser emocionalmente mais forte;

3- Deixe de lado as pequenas coisas: sabe aquelas pequenas coisas que o irritam, mas que você faz parecerem gigantescas? Se você é sensível aos pequenos incômodos que fazem parte do cotidiano, pare e pense: “ok, elas incomodam, mas será que esse incômodo justifica perder tempo e energia com isso?”

Se você aprender a ajustar a sua atitude para aceitar esses pequenos estresses da vida, você certamente vai administrar melhor as suas emoções. Por isso, tente pensar sobre o que lhe perturba sob a ótica da totalidade, ou seja, reflita de forma mais ampla sobre as coisas que lhe incomodam e pense no que você pode fazer para resolvê-las;

4- Aceite as mudanças: se há coisas que você não consegue controlar e parecem maiores que a sua capacidade de resolução dos problemas, então comece a considerar a hipótese de aceitar o que mudou e pare de brigar com as coisas dentro e fora de você. Pessoas emocionalmente fortes sabem que o mundo muda, as coisas mudam, nós mesmos estamos em constante mudança. E gastar energia tentando manter um controle das coisas para que elas nunca mudem, é deixar que as emoções dominem você.

Assim, faça uma análise sobre o que você pode construir de diferente no mundo com suas atitudes ou sentimentos, e quando você descobrir que a situação não depende do que você sente ou faz, seja mais flexível e acolha as mudanças. Quem desenvolve a capacidade de adaptação diante do inevitável, torna-se mais resiliente;

5- Não relativize suas falhas: quando você falhar em alguma coisa, assuma que errou. Não tente buscar desculpas, nem mesmo para você. Ou pior, tirar sua responsabilidade de algo que você fez. Não significa que você deve se culpar por tudo ou se maltratar, e sim, em ter a consciência exata do erro que determinou o fracasso de uma determinada situação. Ninguém pode alcançar um objetivo importante sem ter vivido uma série de erros e fracassos. Observando suas falhas, você irá usá-las a seu favor e vai encarar os próximos desafios bem mais fortalecido;

6- Pare de pensar que o mundo lhe deve alguma coisa: pessoas psicologicamente fortes e mais capazes de se refazerem internamente, sabem que o mundo não gira em torno delas e que as coisas nem sempre vão estar disponíveis como elas gostariam ou mereceriam. Cientes disso, elas têm um controle emocional bem treinado e entendem que há obstáculos que apenas com trabalho duro conseguirão superar.

 Essas pessoas realmente não esperam nada dos outros e, ao mesmo tempo, têm a consciência de que o mundo não lhes deve nada. Portanto, busque as suas conquistas dentro do que você puder ser e use os seus próprios méritos. Todos passamos por injustiças e privações nesta vida, mas o mundo não tem nenhuma dívida com você. Ficar preso a essa ideia só vai lhe enfraquecer psicologicamente.

As coisas nem sempre correm bem e nem sempre você vai conseguir o que deseja, e esta é uma realidade para todos nós, inclusive para as pessoas que parecem ter uma vida fantástica. Mas é possível começar agora a colocar em prática atitudes que façam mudar a forma como reage às adversidades e, enfim, alcançar o controle que tanto precisa para ser uma pessoa mais resiliente.

Espero que as dicas acima tenham lhe ajudado. E lembre-se: as suas emoções precisam servir a você, e não você a elas. Gostou deste conteúdo? Compartilhe com outras pessoas! Deixe seu comentário aqui embaixo. Sua opinião é muito importante para nós!

Redação por: Érika Amorim, processo Fiscal da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências
Contábeis pela UNIP de Jundiaí.
Revisão por: Pedro Paulo Gomes Ribeiro, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Bacharel em Linguística, com especialização em Português e Espanhol pela Universidade de São Paulo.

Turnover: O que é e como ele impacta nas empresas?

O termo turnover é aderido para a forma de identificação dos índices de rotatividade de profissionais dentro de uma empresa, ou seja, irá mensurar a quantidade de contratações e desligamentos durante períodos para que possa ter uma análise completa e a busca pelos motivos que geram essa rotatividade de funcionários.

Um alto índice de rotatividade pode significar algum tipo de dificuldade da empresa, e provavelmente, expressa o descontentamento de funcionários, o que consequentemente pode levar a perdas de bons profissionais que agregariam um alto valor e resultado. Controlar a rotatividade é estratégico, cuidar dos colaboradores, mais ainda.

Porque o turnover acontece?

Entre as principais causas, é possível apontar alguns motivos que influenciam, ou geram o turnover, entre eles podemos citar:

  • Insatisfação;
  • Ausência de possibilidades de crescimento;
  • Conflitos internos;
  • Falta de identificação do colaborador com o trabalho que realiza;
  • Estresse por sobrecarga de trabalho;
  • Desmotivação;
  • Falta de metas claras e feedback;
  • Entre outros.

Mas… O que podemos fazer para eliminar o problema da rotatividade dentro da empresa?

Um ponto importante a destacar é: o diferencial logo no início do processo de contratação, ao mais, no recrutamento e seleção. É neste momento que serão alinhadas as expectativas entre empresa e novo colaborador, assim como os valores da empresa, qual a sua cultura organizacional, para que seja compreendido o nível de envolvimento com o trabalho, e como ela poderá se sentir ativamente envolvido de maneira mais ampla.

O destaque nesse processo é o alinhamento para que tudo fique objetivo e realista para ambas as partes.

Para que fique mais claro, vou exemplificar aqui uma situação.

Cada novo colaborador demanda um tempo de treinamento e experiência, durante esse período sua produtividade tende a ser mais baixa, devido aos processos de aprendizagem e adaptação. Em outros termos, se isso feito constantemente em empresas com alto índice de turnover, o nível de produtividade, faturamento e lucros tendem a serem menores e gerando perdas irreparáveis à empresa, se não reestabelecer assertividade e estratégias em tempo.

É importante também que a empresa saiba diferenciar o que é evitável e o que é inevitável, pois existem fatores redundantes para que o que é possível traçar como estratégias de prevenção, como mudar políticas de gestão ou melhorar as metas, por exemplo, e situações que não há como impedir, como quando o colaborador apresenta um baixo desempenho e realmente não se adequa à empresa.  

Como calcular o turnover?

É preciso considerar o número de colaboradores admitidos sob um determinado período, somados à quantidade de profissionais demitidos e dividir por dois. Em seguida, divide o número total de colaboradores e multiplica por 100, assim será gerada a taxa exata de turnover.

Veja um exemplo: suponha que a sua instituição tenha feito uma admissão de 5 colaboradores e, nesse mesmo tempo, demitiu 3 pessoas. Sabendo que a organização tem 40 profissionais, teremos o seguinte cálculo:

(5 + 3) / 2 = 4

4/ 40 = 0,1

0.1 x 100 = 10%

Sabendo a porcentagem, a empresa poderá trabalhar para que reduza a rotatividade e consiga alcançar seus objetivos de acordo com o que seja considerado bom. Existem algumas organizações onde os índices podem ser maiores ou menores, isso depende de sua estrutura, mas em grande maioria, para ser considerado ideal, este percentual não deve ultrapassar os 10% ao ano.

Por fim, adotar medidas preventivas ajudará a reduzir, assim como desenvolver uma empresa mais assertiva, e a política de comunicação esclarece diversos pontos para que não ocorra. Não há respostas prontas quando se lida com seres humanos, mas seguir um conjunto de políticas, é sempre algo mais eficiente.

Cada empresa é diferente, logo as medidas e intervenções também serão adaptadas de acordo com a necessidade, desenvolvendo ferramentas estratégicas para aprimorar a gestão de pessoas.

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Até o próximo texto!!!

Redação por: Anna Caroline de Moraes, processo Administrativo da Mazzola Contabilidade. Cursando Psicologia pelo Anchieta
Revisão por: Gabriella Silva, processo Contábil da Mazzola Contabilidade. Cursando Ensino Superior em Ciências Contábeis pela UNIP de Jundiaí

Como melhorar a sua autoconfiança

Muitos acreditam que a autoconfiança nasce junto com a gente, sendo impossível adquiri-la durante a vida. Esse pensamento surgiu ao observar a infância, afinal, tem sempre aquele coleguinha mais confiante, mais extrovertido, aquele que é o líder da sala desde criança, mas, a verdade é que ninguém nasce autoconfiante. Uma pessoa só se torna confiante a medida em que tem o reforço de outras pessoas, e conforme se expõe às situações. Os comportamentos durante a infância dizem mais a respeito da personalidade dominante da criança, do que autoconfiança.

É claro que se você teve uma boa criação, com validação e amparo na família, vai ajudar muito, pois, a autoconfiança tem relação com a forma que fomos educados para desenvolver a confiança, e reforçar positivamente. Mas, se você não teve muito reforço positivo quando criança ou talvez seus pais não te elogiassem tanto quando fazia um desenho ou ia bem na escola, você não recebeu essa validação da sua família, pode ser que você foi se tornando uma pessoa com baixa confiança, e ao longo da sua vida foi deixando de fazer certas coisas por medo de ser criticado ou de não ter nenhum elogio. Se você é essa pessoa, está na hora de deixar isso para trás, e conferir nossas dicas de como melhorar a sua autoconfiança.

1- Busque o autoconhecimento: Conheça as suas potencialidades para entender do que realmente você é capaz. Faça um diário, anote suas opiniões, interesses, habilidades, emoções e valores, se aceite! Se aceitar não é gostar de tudo em você, mas entender os seus pontos fortes e fracos, isso vai te proporcionar mais confiança em seus resultados, respeitando os seus limites. Assuma as responsabilidades na hora de trilhar seus caminhos, enfrentar o medo ou a vergonha de ser você tudo que você quiser ser, é o impulso que você precisa para derrubar os obstáculos que te impede de ser você mesmo.

2- Entenda que ninguém é perfeito: Todos tem as suas vulnerabilidades. Não tenha vergonha de ser você, as suas fraquezas são parte da sua essência, os medos e fragilidades fazem parte de nós, e é isso que nos torna humanos. Está tudo bem sentir medo, ser autoconfiante é encontrar forças dentro de você para ultrapassar os seus medos e ousar dar um passo a diante para fazer o que é importante para você. Não deixe de arriscar só porque as coisas são difíceis, confie em você e jamais deixe o medo ser uma corrente que te aprisiona.

3- Valorize as pequenas conquistas: Isso irá nutrir a sua confiança. Não importa o tamanho do castelo, o que importa é que ele começou a ser erguido a partir da somatória de pequenas pedras. Recorde-se de situações que vivenciou e precisou ter confiança e você conseguiu superar aquele momento, por menor que você considere, cada conquista é importante.

4- Não tenha medo de se posicionar: Não guarde suas ideias e posicionamentos para você, compartilhe. Você pode ajudar outras pessoas com a sua ideia. Claro que não é todo mundo que vai concordar com você, mas isso não é um problema, está tudo bem ter posicionamentos diferentes. Se alguém se ofender com o que você disser, peça desculpas, se for o caso, mas isso não significa que o seu pensamento está errado, confie no que faz mais sentido para você, não se deixe influenciar, defenda suas próprias ideias, mas tenha respeito com o outro.

5- Não se compare com outras pessoas: Normalmente fazemos uma comparação injusta, analisando pontos fortes de uma pessoa com os nossos pontos fracos. Por exemplo, se uma pessoa tem habilidade para falar em público e você tem dificuldade, logo, associamos que a pessoa que possui essa habilidade é muito mais feliz, e não enxergamos que ela também tem pontos fracos, o que não faz sentido, pois, conforme falamos acima, ninguém é perfeito, todos temos qualidades e defeitos. O que acontece é que nós criamos uma versão idealizada dessa pessoa, imaginando que a vida dela é perfeita, enquanto a nossa, nem tanto. Ser diferente de quem você admira não significa ser melhor ou pior, significa apenas não ser igual. Acredite, você também tem pontos que os outros invejam.

6- Seja fiel a você mesmo e não ao que o mundo espera de você: Lembre-se que a grama do vizinho sempre vai parecer mais verde, até você descobrir que ela é artificial. Todos temos lindas flores de plástico, e quem olha pela calçada, acha que é um lindo jardim. Não se engane com a “perfeição” das outras pessoas, olhe para você, cuide-se, seja confiante.

Espero que as dicas acima tenham ajudado a desenvolver sua autoconfiança. Gostou deste conteúdo? Compartilhe com outras pessoas! Deixe seu comentário aqui embaixo. Sua opinião é muito importante para nós!

Redação por: Érika Amorim, processo Fiscal da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela UNIP de Jundiaí.
Revisão por: Daiane Alegro Guido, processo Financeiro da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela Anhanguera, e Pós Graduação em Controladoria e Finanças pelo SENAC.

5 Dicas de como melhorar o atendimento da sua empresa pelo WhatsApp

Que o WhatsApp é uma excelente ferramenta de comunicação e está presente na vida da maioria das pessoas, isso você já deve saber!

No âmbito empresarial, ele pode ser utilizado tanto para atendimento ao cliente, quanto como canal de vendas. Isso é ótimo, não é mesmo?

Se a sua empresa utiliza WhatsApp como ferramenta de comunicação ou você quer introduzi-lo para melhorar o atendimento e conseguir atender a demanda que ele exige, esse texto é para VOCÊ!

Separei 5 Dicas de Como Melhorar o Atendimento da Sua Empresa Pelo WhatsApp. Confira abaixo:

  1. Faça uma organização interna: analise a sua empresa, que tipo de produto ou serviço ela oferta, a demanda que os seus clientes apresentam. É preciso pensar no cenário mais extremo. Se a sua empresa começar a utilizar o WhatsApp hoje como um canal de comunicação, o que aconteceria se 50, 100, 150 pessoas mandassem mensagens? Você conseguiria dar atenção e responder a todos? Por isso é importante ter uma pessoa ou equipe responsável (dependendo da demanda da sua empresa) por esse canal;
  2. Defina um “guardião” responsável pelo WhatsApp: pegando o gancho da primeira dica, o segundo passo é escolher a pessoa que ficará responsável por responder as mensagens do WhatsApp. Importante frisar que essa pessoa precisa ter tempo e dedicação;
  3. Faça um treinamento com o responsável: a pessoa que cuidará do atendimento precisa estar preparada. Ela precisa ter uma boa escrita para utilizar nas conversas e ter um bom entendimento sobre todos os processos da empresa;
  4. O WhatsApp precisa estar alinhado com a identidade da empresa: a linguagem, a escrita, os conteúdos, os avisos e as oportunidades compartilhadas com os seus contatos precisam ter relação e sentido. Lembre-se: é a imagem da sua empresa que está em jogo. Por isso, seja coerente com a identidade dela e a imagem que você quer transmitir;
  5. Solucione problemas: sempre que um cliente apresentar um problema, busque uma solução. Primeiramente, responda a mensagem, analise a dúvida ou problema exposto. Depois, vá atrás da solução e resolva. E por último, dê um retorno ao cliente. Caso você não consiga solucionar de imediato, não deixe o contato esperando o retorno. Responda e comunique que está buscando alternativas para o problema apresentado.

DICAS BÔNUS:

  • Não demore para responder a mensagem. Seja ágil e assertivo;
  • Caso esteja muito atarefado e o WhatsApp consuma muito tempo do seu dia, estabeleça horários específicos do dia para se dedicar a ele;
  • Jamais visualize uma mensagem e deixe sem resposta;
  • A comunicação deve ser exclusiva para assuntos relacionados ao seu negócio;
  • Não envie conteúdo sem autorização prévia!

Essas foram as dicas de hoje! Espero ter contribuído!

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Redação por: Gisele Rossani, processo Comercial e Marketing da Mazzola Contabilidade. Graduação em Comunicação Social – Publicidade e Propaganda pela UNIP de Jundiaí.
Revisão por: Pedro Paulo Gomes Ribeiro, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Bacharel em Linguística, com especialização em Português e Espanhol pela Universidade de São Paulo.

Esgotamento Profissional e a Síndrome de Burnout

Muito se fala em Síndrome de Burnout e como ficou conhecida por inúmeros afastamentos de pessoas em seus serviços por estarem esgotadas em seus ambientes de trabalho, mas pouco se diz do porquê isso ocorre e que vem acontecendo muito antes mesmo da pandemia surgir.

Dias acelerados, a ansiedade em dar conta de tudo, multitarefas e sobrecarga são motivos desencadeantes de patologias, como a Síndrome de Burnout. Cabe ressaltar que abordaremos aqui neste artigo que o problema não é a vida cotidiana e os afazeres que temos ao longo de nossas responsabilidades, mas destacaremos o excesso de determinadas atividades e o agravante que podem gerar no ser humano diante de quadros que só tendem a piorar se não forem corrigidos, ou acompanhados por profissionais especializados, como psicólogos e psiquiatras dependendo do caso.

Para quem nunca ouviu o termo, a Síndrome de Burnout está ligada ao excesso dentro do ambiente de trabalho, conhecida como um “fenômeno ocupacional” de acordo com a classificação dada pela OMS (Organização Mundial de Saúde).

Principais sintomas:

  • Sensação de esgotamento;
  • Estresse excessivo;
  • Cansaço extremo;
  • Falta de energia;
  • Tensão emocional;
  • Sintomas físicos como dor de cabeça, enxaqueca, sudorese, insônia, distúrbios gastrintestinais, entre outros.

5 práticas que sua empresa deve evitar para que os funcionários não desenvolvam a Síndrome de Burnout:

A Síndrome de Burnout não ocorre em um funcionário ou hierarquia específica, ou seja, todos estão propensos a desenvolver, dessa forma devemos evitar algumas práticas em sua empresa para que os funcionários não estejam expostos a esta síndrome, podemos incluir:

  • Jornadas de trabalho longas;
  • Falta de equipamentos de trabalho;
  • Conflitos internos que causam desorganização na empresa;
  • Desvalorização do funcionário;
  • Excesso de cobrança e crítica.

Funcionário com Síndrome de Burnout tem direto a afastamento?   

A Síndrome de Burnout passou a ser considerada uma doença ocupacional desde janeiro de 2022 pela OMS, dessa forma os funcionários que tiverem o diagnóstico comprovado por especialista da saúde como psicólogos e psiquiatra possuem o direto ao afastamento com períodos superiores a 15 dias, além disso, a legislação permite que o funcionário tenha acesso a previdência no INSS com alguns benefícios que podemos incluir:   

  • Auxílio-doença acidentário;  
  • 12 meses de estabilidade após o retorno ao trabalho, exceto em casos de demissões por justa causa;  
  • Caso o funcionário apresente algum laudo comprovado por um médico que possui uma incapacidade provocada pela síndrome que o impossibilite de voltar ao trabalho, o indivíduo tem direito a aposentadoria por invalidez, sendo necessário o agendamento de uma perícia no INSS.   

Como prevenir a Síndrome de Burnout?

A prevenção se dá por meio de atividades prazerosas, como praticar atividades físicas, desenvolver uma boa alimentação, reorganizar o tempo de modo que possa também fazer coisas que goste, como ir à um parque, comer no restaurante favorito, tirar um tempo para cuidar de si e de afazeres que geram satisfação. Se cobrar menos também é um passo muito importante nesse processo!

Todas essas coisas ajudam, mas não excluem a necessidade de um acompanhamento psicológico, que fará toda a diferença para que os avanços sejam visíveis e bem sucedidos.

Para concluir, a saúde mental é tão importante quanto a saúde física. Se algo não vai bem, todas as outras áreas da nossa vida consequentemente também sofrem alterações e disfunções. Não hesite em procurar ajuda, caso se deparar dentro desses sintomas ou se conhecer alguém que esteja sentindo, o ajude a identificar e procurar ajuda profissional. Esperamos que tenha gostado. Compartilhe para que mais pessoas possam tomar conhecimento do assunto e até o próximo texto!

Redação por: Anna Caroline de Moraes, processo Administrativo da Mazzola Contabilidade. Cursando Psicologia pelo Anchieta
Redação por: Isabella Fróis, processo Administrativo da Mazzola Contabilidade. Cursando Psicologia pelo Anchieta
Revisão por: Cíntia Calixto, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Gestão de Recursos Humanos, pela Faculdade Anhanguera de Jundiaí

Você sabe o que é Certificado Digital e para que serve?

O certificado digital é a identidade eletrônica para uma pessoa ou empresa, que é gerada em arquivo digital ou token, sendo algo exclusivo e totalmente seguro.

Na prática, o Certificado Digital funciona como uma identidade virtual que permite a comprovação de informações, além de transações fiscais como declarações e comprovações que precisam ser feitas pelo usuário.

Quais as vantagens do Certificado Digital?

Atualmente, é comum que os documentos de empresas públicas e privadas, sejam assinados eletronicamente por conta da garantia de maior segurança das informações, e por possuir a mesma função jurídica de documentos físicos assinados à próprio punho, sem precisar do reconhecimento de firma em cartório. Todos os dados são aceitos legalmente, e são compostos por chaves criptografadas invioláveis. Esse sistema serve para evitar operações de fraude, já que possuem um código único, comprovado por empresas certificadoras. Cabe ressaltar também, que as empresas que fazem certificados digitais já estão em conformidade com a legislação e são válidas para fatores documentais.

Além disso, outras vantagens do certificado digital em que podemos destacar são:

  • Segurança — Pois ele utiliza chaves criptográficas invioláveis para o controle da identidade;
  • Comodidade — Uma opção mais prática pois evita a necessidade de comparecer de maneira presencial;
  • Agilidade — Permite alterar informações, evitando processos burocráticos e demorados.

E para que serve o Certificado Digital?

Já vimos que uma das formas em que o Certificado Digital é utilizado se dá como assinatura eletrônica, mas o uso dele também permite o acesso à sistemas eletrônicos restritos, como o da Receita Federal por meio do Portal e-CAC, o Gov.br, INSS e as juntas comerciais dos estados.

Ainda é importante mencionar que também que eles são ferramentas indispensáveis para autenticidade do armazenamento de dados.

Para que é necessário na empresa?

Para as empresas, ter um certificado digital é de extrema importância, pois além de maior segurança e praticidade, está relacionado também ao uso de algumas atividades de entrega obrigatória como emissão de nota fiscal eletrônica, utilização do eSocial, do e-CAC, entre outros.

Quais são os tipos de Certificados Digitais?

Existem dois modelos principais de certificado digital, que são o A1 e A3.

O certificado A1 é instalado e armazenado diretamente em um computador e sua validade equivale ao período de 12 meses. As vantagens dele são:

  • Instalação simultânea em computadores diferentes;
  • Pode ser importado por softwares de emissão de notas fiscais, por exemplo;
  • Permite backup;
  • Não dependente de dispositivos externos, como cartões ou pen drive.

Já o certificado A3 é armazenado em token ou Smartcard que precisa de leitor específico, e sua validade pode ser por até três anos. Entre suas vantagens, vale ressaltar que é pessoal e somente o portador da senha pode usá-lo, pois não pode ser copiado ou extraído para outra mídia, e até pela sua facilidade de locomoção para onde precisar usar, já que é algo que pode ser guardado.

Como obter Certificado Digital?

Para obter um certificado, antes de tudo é necessário escolher uma certificadora, solicitar a compra e em seguida agendar e realizar o processo de validação, de acordo com a orientação dada pela empresa.

Ademais, o certificado digital assegura o usuário e possibilita a integração às atividades eletrônicas. Mas lembre-se, tome cuidado como, para quem e quais lugares irá disponibilizar o acesso ao arquivo digital ou token e a senha de segurança. Qualquer informação passada sem uma análise prévia da utilização, pode gerar grandes problemas, pois quem a receber terá acesso à toda base de dados pessoais.

Espero que tenha ficado clara a importância do Certificado Digital! Até o próximo texto!

Redação por: Anna Caroline de Moraes, processo Administrativo da Mazzola Contabilidade. Cursando Psicologia pelo Anchieta
Revisão por: Gabriella Silva, processo Contábil da Mazzola Contabilidade. Cursando Ensino Superior em Ciências Contábeis pela UNIP de Jundiaí