O modelo híbrido de trabalho funciona?

Um dos maiores questionamentos do mundo atual em relação ao trabalho se dá sobre o funcionamento do modelo de trabalho híbrido. A par desta questão, eu afirmo com toda certeza de que sim, desde que se tenham alguns aspectos em prática no dia a dia da empresa como um bom gerenciamento, a preparação do ambiente de trabalho e principalmente o acordo entre a empresa e seus colaboradores.

“Mas espera, como vou saber se meu colaborador está trabalhando mesmo estando longe, ou se ele está sabendo se organizar no trabalho à distância?”

Antes de dar dicas de como as empresas podem adotar esse método, vamos voltar um pouco e entender o que é um modelo híbrido de trabalho, né?

De forma bem simples, o trabalho híbrido é um modelo no qual se alternam, durante a semana, os dias em home office e os dias no escritório presenciais. Ao adotar essa medida, ela pode trazer algumas vantagens como a questão econômica para o escritório, podemos citar por exemplo, a necessidade de um espaço físico menor, resultando assim em um aluguel mais barato e a economia com gastos de energia, água, itens de higiene, materiais de escritório entre outros, por parte do colaborador destacamos a economia de tempo pois o mesmo não perde horas do seu dia, parado no trânsito, podendo ser mais produtivo e por aí vai…

Com essa pandemia que vivemos, empresas muito tradicionais jamais imaginariam que um dia se veriam obrigadas a adotar o modelo de home office para continuarem operacionais. Com isso, muitas delas perceberam que o trabalho remoto funciona, dando assim também mais flexibilidade para os seus colaboradores.

“Legal, já que vou economizar, então amanhã mandarei todos meus colaboradores para suas casas e vou adotar o modelo”. Bom, não é bem assim que funciona!

Para adotar um modelo híbrido, primeiramente você empregador precisa estudar um pouco a parte legislativa da coisa, como por exemplo as disposições relativas ao trabalho presencial e o teletrabalho (inseridos na Lei nº 13.467/2017). Sempre considerando os princípios de proteção ao trabalhador e vedação a alterações lesivas ao contrato de trabalho!

E é importante que todas as disposições sejam acordadas por escrito e que haja transparência quanto às condições de trabalho, acordando também o que esperar do empregado alocado para trabalhar em um modelo híbrido.

O ideal é que, caso você queira adotar essa metodologia de trabalho e não saiba por onde começar, entre em contato com a Mazzola e tire todas as suas dúvidas!

Sem mais delongas, agora eu vou dar algumas dicas de como preparar o ambiente da empresa para conseguir adotar o modelo híbrido de trabalho.

1) O uso de tecnologias

Sua empresa precisa estar preparada tecnologicamente para adotar esse modelo. Desde seus arquivos que precisam estar disponíveis para serem acessados de qualquer lugar até seus sistemas (ERP utilizado, sistema de ponto, e-mail utilizado etc.) precisam ser acessados via internet (nuvem), também é importante utilizar acesso VPN e tudo mais, mas fiquem atentos que essa parte técnica eu irei explicar em outra oportunidade!

É de extrema importância essa primeira dica estar 100% funcional, pois caso tenha falhas ou sistemas engessados, pode acarretar perca de performance por parte dos colaboradores, perdendo prazos e talvez prejuízos financeiros;

2) A Cultura dos colaboradores

Muitos colaboradores hoje em dia não imaginavam essa oportunidade de trabalhar na empresa e em casa. É interessante atentar-se que a cultura dos colaboradores é um dos pilares mais importantes da atual realidade que vivemos.

Então, avaliar se estão preparados, dar treinamento de como funciona o modelo híbrido, é indispensável para uma boa performance, mas também é indispensável explicar os cuidados ao manusear arquivos, sejam nas máquinas, ou até os colaboradores que precisam levar documentos físicos para casa, é importante deixar tudo em um local seguro porque mesmo estando em casa ainda são documentos da empresa. Aplicar um treinamento de boas práticas do home office é bem vantajoso;

3) Saúde física e mental

Com toda essa reviravolta que vivemos, as empresas tiveram um trabalho árduo para cuidar de seus colaboradores mesmo estando longe, prezando pela saúde física e mental das pessoas. Então, o ideal a se colocar em prática é que os gestores sempre estejam trabalhando e analisando de perto seus colaboradores, como por exemplo, lembrando-os que estar em casa também pode ser vantajoso e possível de cumprir suas metas diárias, que mesmo não estando na empresa, ainda estão trabalhando normalmente.

Outro ponto, é ter canais de comunicação entre as equipes e seu gestor, incentivar os colaboradores a fazerem exercícios físicos ou alongamentos estando em casa também é importante, pois querendo ou não, as pessoas se movimentam mais indo para a empresa ou estando nela do que quando estão em casa

4) Revezamento de equipes presenciais

Uma alternativa que pode ajudar muito em termos de redução do número de pessoas no mesmo espaço, é o revezamento dos colaboradores na empresa, pois ainda estamos em um período de pandemia.

Parece ser simples, mas essa alternativa pode ajudar muito na redução de excesso de trânsito e atrasos. Faça escalas, combine com a equipe quem irá na empresa e quem trabalhará de casa na semana.

5) Controle de metas através de softwares

Como saber se seu colaborador, estando na empresa ou em casa está entregando o que lhe foi pedido se não tiver um bom controle de metas? Pois bem, optar por softwares de gerenciamento de projetos e metas pode ser um grande aliado para o modelo híbrido, isso faz com que seus colaboradores não fiquem afastados ou perdidos e que você, gestor da empresa pode controlar o que está sendo entregue. Dois softwares que eu indico e que são de fácil manuseio são: Trello e o Monday.com. 

6) Equipamentos

A empresa pode optar por duas opções: Disponibilizar equipamentos para seus colaboradores como notebooks, celulares, ou pedirem para que os colaboradores utilizarem seus próprios equipamentos através do método BYOD (Bring Your Own Device, ou em português “traga seu próprio dispositivo”).

Essa política já adotada por muitas empresas descreve a oportunidade de o colaborador utilizar seu próprio equipamento para trabalho. Isso pode trazer maior comodidade para eles, pois utilizarão equipamentos com os quais já tem intimidade e facilidade de utilizar.

Mas vale ressaltar que essa política tem desvantagens como falta de segurança, a necessidade de aumento da infraestrutura do equipamento, falta de separação entre vida pessoal e profissional, e a desigualdade entre os colaboradores. Entretanto, tudo isso pode ser acordado entre as partes através de planejamentos e um acordo por escrito, uma vez que modelo híbrido faz com que os colaboradores precisem retirar equipamentos de dentro da empresa e deslocá-los para suas casas.

Por fim, criar um modelo híbrido de trabalho parece sem uma tarefa impossível, mas não é. Precisam ser feitos ações conjuntas para conseguir colocá-lo em prática de forma eficiente, ao menos um planejamento, reuniões entre Diretoria e TI para que sejam colocados os pontos positivos e negativos, conversar com os  seus colaboradores sobre a aplicação desse modelo, extrair deles se existe um ambiente apropriado onde possam trabalhar remotamente, fazer acompanhamento semanal ou mensal com eles através de pesquisas de como está sendo o modelo de trabalho, tudo isso influencia muito no desempenho.

Existem muito mais dicas de como adotar o modelo híbrido de trabalho, mas as que mencionei acima foram suficientes para nós da Mazzola Contabilidade colocarmos em prática.

Ah, e caso queira tirar dúvidas de como implementamos ou esteja optando por implementar na sua empresa, entre em contato conosco. Será um prazer em poder auxiliá-lo!

Até mais!