5 passos para organizar o seu departamento de Recursos Humanos

Você já parou para pensar na importância que tem o departamento de Recursos Humanos em uma empresa?

Muitas pessoas consideram que o RH é responsável somente pela “papelada” quando um colaborador é admitido ou demitido, ou nos pagamentos mensais, ou no controle das férias e dos exames médicos…

Bem, o RH é muito mais que isso! As pessoas que estão nesse departamento tem por função principal CUIDAR dos colaboradores, e quando falo em CUIDAR quero dizer em ter carinho e atenção aos colaboradores, procurando estabelecer uma CONEXÃO entre todas as pessoas de uma empresa.

Certo, mas aí você me pergunta: “Mas como faço para organizar o meu departamento de Recursos Humanos?”

E esse é o objetivo deste artigo: clarificar sua mente com o que você necessita para ter um RH Estratégico na sua empresa. Portanto, vamos lá! Prepare sua xícara de café e boa leitura!

ORGANOGRAMA

É fundamental para o RH ter um organograma estruturado da empresa. Mas o que é organograma?

Organograma é a amostragem visual de todos os cargos da empresa. Ele demonstra também a hierarquia existente entre cargos, possibilitando a análise da liderança em cada departamento.

Os organogramas das empresas podem ser de forma vertical ou horizontal.

O organograma vertical é o mais tradicional e demonstra toda a relação hierárquica entre cargos. Funciona muito bem para todas as empresas que precisam de líderes e liderados em sintonia, onde exista coordenação para atingimento de metas ou objetivos da organização.

O organograma horizontal é a tendência das Startups. Nele, todas as pessoas fazem de tudo para o atingimento do objetivo de crescimento da empresa. Funciona bem para modelos que não requerem liderança com imposição de metas e objetivos, pois todos sabem o que precisa ser executado.

DESCRIÇÃO FUNCIONAL

Com o organograma em mãos, agora é a hora de descrever cada cargo da empresa. A descrição funcional tem por objetivo demonstrar as atividades que cada cargo deverá executar dentro de cada processo ou departamento.

É preciso deixar bem claro na descrição funcional qual é o propósito de ter esse cargo na empresa, bem como qual a missão dele para o sucesso da organização.

Outro ponto fundamental é estabelecer os Conhecimentos mínimos, as Habilidades requeridas e as Atitudes desejáveis para o cargo.

Por fim, é necessário descrever todas as atividades que o cargo deverá executar. Além disso, quais são os treinamentos necessários que cada colaborador deverá ter para exercer esta função na empresa.

PLANO DE CARGOS E SALÁRIOS

Depois de entender quais cargos uma empresa precisa ter, é necessário estipular toda a grade salarial dos departamentos. Para isso, é necessário ter conhecimento dos valores mínimos que cada Sindicato da empresa estipula para os cargos.

Outra etapa fundamental é estabelecer a senioridade dos cargos, pois quando uma pessoa “sobe um degrau” dentro da empresa, alguns conhecimentos e habilidades são necessárias para executar plenamente o cargo, além de treinamentos específicos para cada área.

Começamos, então, a definição por Trainee, que é quando uma pessoa está iniciando no cargo, e precisa de total monitoramento do líder ou de alguém mais experiente para aprender corretamente o trabalho.

Posteriormente, quando essa pessoa começa a ter alguns conhecimentos e consegue fazer suas tarefas sem muito monitoramento, podemos passá-la para Júnior.

A senioridade do cargo chamada Pleno é aquela em que o colaborador já tem bastante conhecimento específico, consegue ajudar o líder nas decisões, porém ainda está em fase de aprendizado, por isso ainda precisa consultar o líder para sanar dúvidas.

Já o cargo Sênior é para quando o colaborador não tem dúvidas das funções executadas, é um líder por natureza e ajuda os demais do setor no crescimento e aprendizado.

Abaixo, apresentamos um modelo fictício de cargos e salários para exemplificar a “escada” que um colaborador pode galgar dentro da empresa:

MANUAL DO COLABORADOR

Ponto determinante e fundamental para todas as empresas é ter um Manual do Colaborador. Com ele cada colaborador tem em mãos como funciona a empresa e como ela quer que o trabalho seja executado.

No Manual do Colaborador a empresa relaciona os direitos e deveres do colaborador, deixa claro o que pode e o que não pode fazer dentro da empresa.

É essencial deixar bem explicado para todos os colaboradores tudo o que a empresa aprecia e tudo o que a empresa deseja dos seus colaboradores.

Quando tudo é clarificado, não há dúvidas e isso cria a transparência que todas as empresas precisam ter para com seus colaboradores.

Seguem algumas sugestões para você criar o seu Manual do Colaborador:

  • Defina qual é a Conduta do Colaborador que a empresa deseja;
  • Mostre como deve ser usada a Tecnologia dentro e fora da empresa;
  • É muito importante demonstrar as Regras Operacionais da empresa;
  • Outro ponto crucial é falar das Regras Trabalhistas, pois todo colaborador precisa estar ciente dos direitos e deveres perante a Legislação;
  • Por fim, é importante falar sobre a Saúde, Segurança e Segurança dos Colaboradores. Aqui repetimos a palavra “Segurança” propositalmente, pois ela deve ser a regra principal de toda empresa: “Preservar a segurança de todos os colaboradores e clientes”.

MAPEAMENTO E ROTEIROS DO PROCESSO RH

O RH precisa ter um roteiro bem definido do que faz, pois são muitas as tarefas de um departamento e um deslize pode comprometer toda a relação construída com cada colaborador. Assim, é necessário saber o que fazer e quando fazer em cada etapa do processo RH.

Quando falamos em etapas, estamos nos referindo a tudo o que o RH executa. E podemos elencar os principais roteiros:

  • Recrutamento, Entrevista e Seleção de Colaboradores;
  • Admissão de Colaboradores;
  • Acolhimento do Novo Colaborador;
  • Alterações no Contrato de Trabalho de Colaboradores;
  • Fechamento de Folhas de Pagamento;
  • Programa de Treinamento;
  • Avaliação de Desempenho / Acompanhamento;
  • Concessão de Férias aos Colaboradores;
  • Controle de Declarações e Atestados Médicos;
  • Controle de Aniversários (Admissão e Nascimento) dos Colaboradores;
  • Controle da Saúde Ocupacional da Empresa;
  • Controle de Eventos (Festas e Mensagens);
  • Controle de Advertência ou Suspensão;
  • Rescisão dos Colaboradores.

Ter um RH mapeado reduz erros e cria conexão com todos da empresa. Além disso, deixa bem claro quem executa e quando executa cada tarefa dentro do processo RH.

E assim temos um RH Estratégico e Estruturado em nossas empresas, fundamental para o sucesso das organizações, pois os colaboradores precisam saber que não são “só mais um número” na empresa e sim a parte fundamental para consolidação da empresa no mundo.

Mas ficou em dúvida com tantas informações e precisa de ajuda para estruturar o seu RH?

Nós resolvemos isso para você!!!

Temos uma equipe especializada em estruturar RH e treinar os colaboradores que farão parte deste departamento com todas as ferramentas apresentadas acima.

Nossa equipe irá construir seu Organograma e descrever as Funções de todos os Cargos. Posteriormente, iremos analisar o mercado e verificar todos os valores para criação do Plano de Cargos e Salários.

Criaremos seu Manual do Colaborador e mapearemos o Processo RH. Logicamente, treinaremos sua equipe para humanizar as relações entre as pessoas da sua empresa.

E então, quer conhecer o nosso trabalho?

Envie um e-mail para rodolfo@mazzolanet.com.br ou entre em contato pelo Telefone / WhatsApp (11) 97073-9090.

Cuidar das pessoas é cuidar do crescimento da sua empresa. E estamos prontos e preparados para te ajudar a crescer e aparecer para o mundo!

Espero que você tenha ficado comigo até o fim deste artigo do Blog da Mazzola Soluções. E mais uma vez reitero o convite: venha para o mundo das Soluções e surpreenda-se!

Um grande abraço e até a próxima!

Redação por: Rodolfo Mazzola, sócio da Mazzola Contabilidade e Mazzola Soluções.; Graduação em Ciências da Computação e Ciências Contábeis pelo Unianchieta.
Revisão por: Pedro Paulo Gomes Ribeiro, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Bacharel em Linguística, com especialização em Português e Espanhol pela Universidade de São Paulo.

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