BPO Financeiro: As vantagens de terceirizar o departamento financeiro da sua empresa

No texto de hoje iremos abordar um tema interessante que é a terceirização do Departamento Financeiro.

Inicialmente vamos conceituar dois termos: Terceirização e Departamento Financeiro.

Terceirização é o ato de delegar as atividades relacionadas a uma área a outrem que no nosso caso é o Departamento Financeiro.

Departamento Financeiro tem como objetivo cuidar das finanças da empresa, através de controles das Receitas, Custos e Despesas ocorridas num período. Mantendo o bom funcionamento da empresa e sua relação com Clientes, Fornecedores, Colaboradores e Governo. Desta forma a organização mantem equilibrada sua situação financeira e lhe permite honrar em dia com todos seus compromissos.

Além do que foi citado anteriormente, o Departamento Financeiro é responsável em apresentar indicadores de desempenho para que os gestores da empresa possam tomar suas decisões com mais segurança e transparência.

A Terceirização do Departamento Financeiro da empresa permitirá ao Gestor da empresa mais tempo para focar no core business do seu negócio, como Compras, Vendas, RH, atendimento ao cliente, entre outras atividades, além reduzir custos com salários e encargos sociais.

Segundo estudo realizado no ano de 2016 pela empresa Deloitte em sua publicação Global Outsourcing Survey, 1/3 dos entrevistados já utilizam da terceirização do Departamento Financeiro com sucesso e demonstram que a maior razão é a redução de custos, aumento do foco no core business e solução de problemas de capacidade. Fonte Conta Azul.

Para finalizar, vamos falar um pouco sobre BPO Financeiro, termo muito divulgado na mídia nos últimos tempos.

BPO é uma sigla em inglês que quer dizer Business Process Outsourcing, ou seja, terceirizar a gestão de um determinado processo dentro da empresa, logo BPO Financeiro é quando você contrata uma organização especializada para cuidar do seu Processo Financeiro.

A Mazzola Soluções é um exemplo e está preparada para cuidar do seu BPO Financeiro, lá você terá o controle do suas contas a receber e a pagar, conciliação bancária minuciosa, indicadores de desempenho do processo e relatórios gerenciais para a tomada de decisões.

Hoje, prestamos este serviço para vários clientes, então venha para o mundo das Soluções e surpreenda-se!

Caso tenha interesse em conhecer mais sobre o tema, estamos disponíveis para um bate-papo sobre o assunto.   

Esperamos que este post tenha ajudado você a refletir sobre o tema.

Deixe aqui nos comentários alguma questão ou sugestão que poderemos utilizar para trocar novas experiências.

Redação por: Leonardo Mazzola, Contador, Advogado, Consultor Empresarial e Professor Universitário. Graduado pela Unianchieta em Contabilidade e Direito, e Pós-graduado em Contabilidade, Controladoria e Auditoria pela PUC-Campinas. Possui em seu currículo, treinamentos internacionais: Disney institute, Florida Christian University em Orlando, Stanford University na Califórnia, MIT Management em Boston e McGill Executive Institute em Montreal. Sócio-diretor das empresas Mazzola Contabilidade e Mazzola Soluções.
Revisão por: Daiane Alegro Guido, processo Financeiro da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela Anhanguera, e Pós Graduação em Controladoria e Finanças pelo SENAC.

Diagnóstico Organizacional – O que é e por que devo fazer?

Uma organização empresarial, assim como o nosso corpo, pode ser entendida como um sistema de relações entre os diversos órgãos, setores, instâncias, departamentos e indivíduos que nela cumprem atividades isoladas ou coletivas, mas que, de qualquer maneira, têm impacto sobre todo o sistema.

Da mesma forma que ocorre conosco quando estamos doentes, também ocorre com as organizações empresariais: percebemos os sintomas do problema, mas raramente descobrimos a causa sem a ajuda de um especialista – no caso do indivíduo, um médico ou outro profissional da saúde e, no caso das empresas, um consultor especializado.

Um erro comum que a grande maioria dos empresários e gestores cometem é atribuir as causas dos problemas a fatores externos, tais como: crises econômicas, clientes infiéis, concorrentes desleais, empregados preguiçosos, porque está chovendo, porque está fazendo sol, porque o Corinthians perdeu, porque o Palmeiras não tem mundial, etc.

Brincadeiras à parte, todos nós sabemos que muitos fatores externos, como crises econômicas, má gestão pública, crises políticas e institucionais, têm enorme impacto negativo nos negócios e na sociedade, mas não é sensato atribuir a eles todos os problemas que enfrentamos no trabalho e nos negócios.

Fatores externos, como os citados acima, não estão diretamente sob o nosso controle, podemos e devemos lutar para que as coisas melhorem, exercendo nosso papel de cidadãos e nos organizando enquanto sociedade civil.

Contudo, o que realmente cabe e está diretamente sob o controle do empresário e gestor, é cuidar da própria casa, da saúde de sua organização. Para isso, é preciso perceber não apenas os sintomas, mas, acima de tudo, encontrar e solucionar as causas internas dos problemas, pois, assim como uma doença, elas corroem e destroem silenciosamente as estruturas organizacionais.

Já que estamos convencidos da importância de se fazer um bom diagnóstico organizacional para encontrar possíveis “doenças”, vamos a algumas dicas de quais são os principais exames a serem realizados.

CULTURA ORGANIZACIONAL

Cultura organizacional é o conjunto de crenças, valores, hábitos, comportamentos e políticas que definem como a organização conduz suas ações e negócios, e como esta organização se relaciona com as partes interessadas (clientes, fornecedores, sócios, colaboradores, sociedade civil etc.).

A seguir, algumas perguntas que ajudam no diagnóstico:

– Nossa cultura organizacional foi pensada e construída de forma consciente pelos fundadores, sócios e suas lideranças?

– Essa cultura é apropriada para o negócio da empresa e está adequada à cultura regional de seus clientes, fornecedores, colaboradores etc.?

– Os princípios dessa cultura estão bem mapeados e descritos em documentos internos da organização (Missão, Visão, Valores, Políticas Internas, Regulamentos etc.)?

– Como é comunicada e disseminada essa cultura para os colaboradores?

CLIMA ORGANIZACIONAL

Clima organizacional é a qualidade do ambiente de trabalho, e aqui estamos falando nos relacionamentos entre as pessoas (sócios, gestores, equipes etc.), e no engajamento das pessoas com as ações da empresa, a aderência à cultura organizacional, e como as pessoas se sentem em relação aos diversos fatores envolvidos nas relações de trabalho (salários, benefícios, incentivos, segurança, treinamento e desenvolvimento, autonomia de trabalho etc.).

Para este diagnóstico, é fundamental a elaboração de um questionário e a escuta imparcial de um especialista de todas as pessoas que trabalham na empresa, independentemente do cargo!

PROCESSOS

Processo é o caminho percorrido para que determinada atividade seja entregue com excelência ao cliente final. É fundamental que os processos de uma empresa estejam mapeados, registrados e comunicados a todos os envolvidos. Além disso, é essencial atribuir os responsáveis para cada ação, seus prazos, e como cada ação se comunica com outras ações para formar um sistema dinâmico e efetivo.

Aqui, algumas perguntas que auxiliam no diagnóstico:

– Os processos de nossa empresa estão mapeados de forma detalhada?

– As pessoas sabem com clareza quais são suas funções e responsabilidades?

– Os diversos setores ou departamentos se comunicam de forma assertiva com os demais?

– As atividades realizadas são constantemente analisadas criticamente, de modo que se possam encontrar maneiras de melhorá-las?

SATISFAÇÃO DE CLIENTES

A satisfação de clientes é um importante e poderoso diagnóstico sobre a saúde comercial de uma empresa. É através dela que uma organização consegue identificar problemas internos que possam estar comprometendo o presente e o futuro dos negócios. Ter um bom sistema de pesquisas de satisfação e um canal de atendimento às reclamações são medidas inteligentes para garantir a melhoria dos processos, produtos, serviços e ampliar as chances de fidelização de clientes.

Para este diagnóstico, é importante contar com o conhecimento e a experiência de um profissional de marketing, que saberá elaborar um questionário que atenda às necessidades da empresa e engaje seus clientes no processo de pesquisa.

SAÚDE FINANCEIRA

A saúde financeira talvez seja o mais comum, porém, o mais negligenciado diagnóstico organizacional. Isso porque ele só é realizado – e geralmente mal realizado – quando as coisas já estão muito mal e o sintoma da falta de dinheiro já não pode mais ser ignorado.

Para um bom diagnóstico financeiro, é crucial contar com a ajuda de um profissional da área contábil/financeira, pois são muitos os aspectos que devem ser analisados, desde o fluxo de caixa, que é algo relativamente simples, até a formação correta dos custos e dos preços praticados.

Estes são os principais aspectos a serem avaliados em um diagnóstico organizacional, mas existem outros, porque, assim como o corpo humano, uma empresa, por menor que seja, é sempre mais complexa do que parece, e as causas dos problemas, assim como as oportunidades de sucesso, muitas vezes estão onde menos imaginamos.

Ficou com alguma dúvida ou precisa de ajuda para fazer o diagnóstico organizacional da sua empresa? Nós da Mazzola Soluções podemos ajudá-lo!

Entre em contato conosco através do número (11) 96633-4295 ou envie um e-mail para contato@mazzolanet.com.br.

Temos uma equipe especializada em gestão empresarial. Teremos o maior prazer em ajudar!

Deixe seu comentário, nos conte como está a saúde da sua empresa, quais sintomas você tem percebido, compartilhe suas experiências e dúvidas. Teremos enorme satisfação em ajudá-lo a encontrar soluções para o seu negócio!

Redação por: Rodrigo César Rondini, Coach e Analista Comportamental, com formação “Master” pela Sociedade Latino-Americana de Coaching; Tecnólogo em Processos Gerenciais, com formação pela FGV – Fundação Getúlio Vargas; Contabilista, Consultor e sócio-diretor da Mazzola Contabilidade Assessoria Empresarial
Revisão por: Pedro Paulo Gomes Ribeiro, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Bacharel em Linguística, com especialização em Português e Espanhol pela Universidade de São Paulo.

LGPD – Lei Geral de Proteção de Dados: O que é e o que muda com ela?

Você sabia que as empresas e órgãos públicos já podem ser multados se infringirem a LGPD? As penalidades começam neste mês de Agosto de 2021, e vão desde advertências até pagamentos iguais a 2% do faturamento, no limite de R$ 50 milhões.

Mas, calma! Pisa no freio aí!

Você sabe o significado da sigla LGPD? Não sabe ainda? Então continue lendo este texto que vamos explicar tudo.

LGPD é a sigla para “Lei Geral de Proteção de Dados” (Lei nº 13.709 de 14 de Agosto de 2018). Ela tem como objetivo proteger e assegurar o direito à privacidade e à proteção de dados e informações pessoais dos usuários.


Ela engloba pessoas físicas e jurídicas, de domínio público ou privado, realizando a coleta e tratamento de dados em todo o território nacional, com o objetivo de fornecer bens e serviços. Mas hoje, vamos abordar um pouco sobre a proteção do usuário final, ou seja, você e eu:

A LGPD já está em vigor há algum tempo, porém nem todos sabem exatamente o que ela significa e como transformou o dia a dia das empresas. Como usuários, temos garantias de que nossos dados DEVEM ser tratados apenas da maneira como concordamos, tanto no processamento, transferência como no tratamento dos mesmos.

De maneira geral, funciona como uma defesa dos dados do consumidor no meio virtual, prevendo multas e atribuição de responsabilidades para as empresas que violarem qualquer um dos termos contidos na Legislação. Inclusive na hipótese de um ataque hacker, a empresa responsável pelo armazenamento dos dados deverá prestar contas.

Como usuários finais, devemos exigir das empresas que armazenam nossas informações as seguintes ações:

  • Confirmação da existência de dados;
  • Acesso aos dados vinculados ao nosso cadastro;
  • Correção de dados pessoais;
  • Eliminação de dados excessivos;
  • Portabilidade para envio de dados a prestadores de serviço do mesmo segmento;
  • Eliminação geral de informações (exceto em demandas legais);
  • Informações sobre compartilhamento de dados com outras plataformas, públicas ou privadas;
  • Revogação do consentimento dos termos;
  • Informação sobre o que acontecerá caso não concorde com os termos propostos;
  • Direito à reclamação contra o controle de dados junto à autoridade nacional e oposição ao tratamento concedido às suas informações.

A ideia é que as empresas utilizem apenas os dados necessários para a finalidade do seu segmento, tanto em setores privados ou públicos, quanto em ambientes online ou offline.

Um exemplo simples de violação da LGPD é uma empresa de eletrodomésticos armazenar informações sobre o tamanho das suas vestimentas ou sobre quantas portas há em sua casa. Isso pode até parecer uma prática inofensiva, porém com mais algumas informações já será possível elaborar um perfil que poderá ser utilizado tanto para objetivos próprios quanto para venda e compartilhamento com terceiros.

E uma experiência mais habitual para o cidadão comum é colocar o número de telefone em um atendimento ou sistema e, algum tempo depois, começar a receber ligações e notificações de serviços que não têm nenhuma relação com aquilo que foi buscado inicialmente. Muitas empresas (às vezes pertencentes a um mesmo grupo), compartilham essas informações para gerar um fluxo de contato maior e ampliar as possiblidades de lucro.

A LGPD vem para ser o mediador entre usuários e sistemas, definindo as normas que as empresas deverão seguir ao elaborar seus sistemas e processos. Também irá garantir que, caso um usuário aceite termos de uso sem sentido, ou seja induzido a fornecer seus dados como no exemplo que citamos acima, poderá fazer uma denúncia na Justiça e pedir punição para os responsáveis pelo vazamento de seus dados.

Então, fique atento! Caso desconfie de irregularidades no tratamento de suas informações, recorra à LGPD e tome as providências cabíveis para proteger os seus direitos!

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Redação por: Cauã Crivellaro, processo TI da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pela FATEC de Jundiaí.
Redação por: Rodrigo Leonardi, processo TI da Mazzola Contabilidade. Tecnólogo em Análise e Desenvolvimento de Sistemas pelo UniAnchieta.
Revisão por: Pedro Paulo Gomes Ribeiro, processo Administração de Pessoal da Mazzola Contabilidade. Bacharel em Linguística, com especialização em Português e Espanhol pela Universidade de São Paulo.

CAPITAL DE GIRO – O que é e como gerir?

Ao começar o seu negócio, muitos empresários ficam bastante preocupados com todo o processo burocrático em que envolve a abertura de uma empresa, como a formalização e a aquisição de equipamentos. Porém, o que muitos acabam esquecendo é de dar a devida importância ao CAPITAL DE GIRO, que muitas vezes é deixado de lado pela falta de conhecimento sobre tema, o que ele é e seus benefícios para o seu negócio.

Mas fique tranquilo(a)!

Hoje, vamos esclarecer as principais dúvidas sobre o assunto, fique comigo!

CAPITAL DE GIRO, O QUE É?

O capital de giro nada mais é do que a reserva necessária para a manutenção de uma empresa e a garantia de continuidade dela.

O capital de giro é caracterizado como um ativo circulante e não se concentra apenas no caixa, mas também em forma de investimentos de alta liquidez (que podem ser resgatados a qualquer momento), em contas bancárias ou em qualquer outro meio que possa ser facilmente resgatado, a fim de garantir o cumprimento das obrigações de uma empresa, que dentre elas estão:

  • Salários;
  • Impostos;
  • Internet, energia e água;
  • Compra de estoque;
  • Aluguéis.

A empresa também pode possuir outros recursos, como por exemplo: veículos, máquinas e imóveis. Porém, estes não são considerados ativos que possam ser utilizados de forma imediata para custear as operações, pois é necessário tempo para transformá-los em recursos.

QUAL A IMPORTÂNCIA?

Controle das finanças: 

O capital de giro pode e deve auxiliar no controle financeiro do seu negócio. Com ele, é possível analisar as contas a pagar ou receber, além de que, o empresário em que mantém a organização de suas contas consegue enxergar a empresa como um todo, inclusive suas principais necessidades e oportunidades.

  1. Análise e alerta de riscos para o seu negócio:

Outro ponto muito importante sobre o capital de giro é a possibilidade que ele te dá para analisar e consequentemente sinalizar os riscos financeiros da sua empresa. Além disso, também é possível pensar e desenvolver estratégias por meio de uma análise geral dos seus resultados.

  • Segurança:

Antes de qualquer coisa, o capital de giro trará SEGURANÇA para o seu negócio. Em casos de imprevistos, ou até mesmo situações tão inusitadas como a da pandemia que estamos vivendo, é a sua reserva que vai assegurar as atividades da empresa. Aderir ao capital de giro é fundamental para a saúde financeira da sua empresa.

Além desses pontos importantes, também podemos citar: o capital permite que você tenha conhecimento sobre o melhor momento e prazo para realizar suas compras; ajuda a manter as contas do ativo e passivo em equilíbrio e permite também que você possa criar riquezas na sua empresa de longo prazo.

Agora que sabemos o que é e qual a importância do capital de giro, você pode estar se perguntando: Mas quanto é preciso para tê-lo?

COMO CALCULAR O CAPITAL DE GIRO NECESSÁRIO:

Antes de começar qualquer cálculo, é necessário que você faça o levantamento de algumas informações. Você precisará ter as informações em mãos de quanto a sua empresa possui nas seguintes contas:

ü Contas do caixa e banco (aplicações financeiras também);

ü Contas a receber (pois elas são o resultado das vendas a prazo);

ü Valor do estoque;

Para o cálculo do capital de giro, existe uma fórmula simples, sugerida pelo SEBRAE, que pode ser utilizada para qualquer tipo de negócio:

Fórmula do capital de giro líquido:

CGL = AC – PC

Sendo: 

CGL: Capital de giro líquido.

AC: Ativo circulante (caixa, bancos, aplicações financeiras, contas a receber etc.)

PC: Passivo circulante (fornecedores, contas a pagar, empréstimos etc.)

Vamos fazer uma simulação com números?

AC = Dinheiro + Estoque + Contas a receber: R$ 160.000

PC = Empréstimos a curto prazo + Passivos acumulados + Contas a pagar: R$ 85.000,00

CGL = AC – PC 

CGL = 160.000 – 85.000 

CGL = R$ 75.000

Esse valor demonstrado seria o mínimo necessário, sendo o ideal multiplicar o seu resultado por 6, visando uma segurança por maior tempo. Na pandemia, foi possível sentir na pele a falta que faz um capital de giro para dar suporte necessário nos momentos de crise.

Por isso, não negligencie esse ponto em que é tão importante para o sucesso do seu negócio. Planeje e tenha o seu capital de giro!

Aqui na Mazzola Contabilidade, orientamos muitos clientes que não possuíam controles sobre o seu capital de giro e hoje conseguem ter suas finanças controladas, tornando-os capazes de enfrentar crises com maior robustez, devido a expertise do nosso time sobre o tema. Nós possuímos serviços de gestão financeira para sua empresa, além disso, consultoria especializada para te auxiliar no planejamento estratégico de seu negócio.

Se tiver alguma dúvida ou interesse, entre em contato conosco e teremos o maior prazer em atender e ajudar a sua empresa.

Ficou mais alguma dúvida? Não a deixe passar, mande ela nos comentários!

Redação por: Juliana Marinho Farias, processo Fiscal da Mazzola Contabilidade. Graduação em Ciências Contábeis pela Estácio.
Revisão por: Gabriella Silva, processo Contábil da Mazzola Contabilidade. Cursando Ensino Superior em Ciências Contábeis pela UNIP de Jundiaí.